Gestão de processos

Você atrasa para entregar seus relatórios de não conformidades?

Relógio antigo emcima de uma mesa.

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Vários profissionais da qualidade já passaram ou vão passar por essa situação! É comum grandes ou pequenas empresas administrarem uma quantidade considerável de não conformidades durante o mês e isso não é ruim, visto que seus processos internos estão sempre passando por melhorias. Porém o método de cadastro de não conformidade precisa ser preciso e objetivo, permitindo que os dados sejam encontrados com rapidez! E vamos combinar, geralmente não é isso que acontece…

Conversando com um amigo que, como muitos outros especialistas da qualidade, precisa fazer a gestão de diversas unidades ao mesmo tempo, percebi a dificuldade que eles têm para gerar relatórios de não conformidades dentro de um prazo determinado por conta do armazenamento confuso dos dados. Para eles, o caminho até encontrar as informações que ele precisa é quase um labirinto.

Veja bem, as não conformidades dele pegavam sempre o caminho mais difícil para chegar até o gestor. Elas passeavam de caminhão, chegavam sujas e amassadas, isso quando chegavam! Afinal, é bem comum as NCs se perderem em trajetos dentro das próprias empresas; o colaborador preenche o formulário e entrega para seu supervisor que passa para o seu gestor, que precisa entregar para a qualidade… enfim, quando se vê, a não conformidade sumiu. E não só isso, surgem centenas iguais a ela que não sabemos se são outras ou a mesma, confuso né?

No caso desse amigo, os dados eram passados para planilhas de Excel, para que um relatório fosse emitido todo dia 10 de cada mês, e adivinha?! Os relatórios acabavam sendo emitidos depois do dia 20, quando ele, o responsável por tais resultados, já teria que estar montando o relatório do próximo mês. É um ciclo vicioso, triste e sem fim.

O sonho dessa pessoa, como de muitos outros “caras” da qualidade que fazem a gestão em planilhas, era encontrar esses dados unificados, sem risco de perder informações, onde ele conseguisse emitir os relatórios das NC’s por local, tipo, mês, dia e custo sem sofrer desesperadamente. Eu não sei se você já considerou essa opção, mas essa melhoria é possível quando se tem um software que centraliza suas informações, emite notificações automáticas de cobrança para seus colaboradores e gera relatórios automáticos.

Aquele meu amigo que tinha as NCs perdidas no caminho até a responsável implantou na  empresa dele o Forlogic Tracker. Hoje ele gerencia suas NCs com precisão, integrando os responsáveis, monitorando os prazos das ações por meio de um controle seguro das informações e, o melhor, de qualquer lugar!

No Forlogic Tracker, além de relatórios, você conseguirá fazer dashboards dinâmicas que podem te ajudar a apresentar os resultados da Qualidade em reuniões de análise crítica ou reuniões estratégicas. O monitoramento de prazos e atrasados fica muito simples, as não conformidades ficam vinculadas aos planos de ação que estão em execução, você utilizará métodos consolidados como o PDCA, 5W2H, 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa, enfim… vários recursos que ajudarão a sua empresa a fazer com que as não conformidades tragam verdadeiras melhorias para os processos da sua empresa.

Isso também não quer dizer que tudo vai acontecer como um passe de mágica! Você ainda terá que prestar atenção em como as informações estão sendo inseridas no sistema e ajudar a sua equipe a tratar as não conformidades devidamente, mas com o software, você para de se preocupar com o trabalho que não gera valor para fazer apenas aquilo que vai trazer a qualidade para a cultura da sua organização, ou seja, você passa trabalhar nas coisas certas! Até porque, constantemente vemos empresas fazendo mais do que é necessário para executar atividades que deveriam ser mais simples, e isso, de acordo com a filosofia da Toyota, por exemplo, é uma das principais fontes desperdício.

Eu acredito que é muito importante refletir se a quantidade de esforço que você tem aplicado para gerar relatórios e ver os resultados do seu trabalho é realmente normal. Caso queira ver como seria sua rotina utilizando o Forlogic Tracker, solicite uma apresentação personalizada aqui. Vai ser muito bom trocar ideias sobre isso contigo!

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