Sistemas de gestão

Sistemas de Gestão: complicado ou complexo?

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Já faz algum tempo que tenho me preocupado em estudar mais sobre a “organização do trabalho”, e venho me dedicando a entender mais sobre o assunto e colocar em prática alguns métodos. Não há uma maneira de fazer isso sem considerar o sistema de gestão em que estamos inseridos!

Há alguns artigos aqui no Blog da Qualidade explicando melhor sistemas de gestão, como: “A causa raiz da má qualidade: sistemas de gestão” ou “Cultura da qualidade: como promover a mudança organizacional? ”, mas além disso, também temos que considerar se o sistema de gestão é complicado ou complexo.

Mas qual a diferença entre complicado e complexo?

Complicado é um adjetivo, que se considerarmos a língua portuguesa está relacionado a algo que “há confusão; cuja compreensão é difícil; que não é fácil de se apreender; complexo”.

Complexo também é um adjetivo, mas que é definido como “construção composta de numerosos elementos interligados ou que funcionam como um todo” e “componentes funcionam entre si em numerosas relações de interdependência ou de subordinação, de apreensão muitas vezes difícil pelo intelecto”.

Por mais que pareça a mesma coisa, existe uma diferença em relação a suas interconexões. No campo de estudo científico, essas duas palavras não são adotadas como sinônimos, mas como palavras bem distintas para definir um sistema:

Sistemas simples

Contém partes interagindo e são bem óbvias para qualquer um. São previsíveis e se repetem o tempo todo. Exemplo: sentar no banco do carona num carro. Pegar carona é sempre a mesma coisa, alguém sentará no banco e esperará até chegar ao destino.

Sistemas complicados

Muitas partes operam entre si de maneiras previsíveis, mas o “como funciona” não é visto tão facilmente, a não ser que você seja um especialista no assunto. Exemplo: dirigir um carro, onde, os comandos dados são respondidos, portanto, você tem uma previsibilidade sobre o que vai acontecer. O que você tem que fazer é dar as “ordens certas”

Sistemas complexos

São imprevisíveis, até por que as interações entre as partes mudam constantemente e com as mudanças surgem novos resultados. Exemplo: o tráfego de carros, mudando constantemente em reação ao tempo, acidentes, acontecimentos, entre outras mil coisas.

Por que entender isso é tão importante?

Há uma maneira certa e muitas maneiras erradas de intervir no sistema, e isso dependerá do tipo de sistema que você tem, por isso entender que tipo de sistema você está lidando é fundamental.

Quando a liderança presume que uma organização se trata de sistema complicado, quando na verdade ele é complexo, você verá gerenciamento baseado em ordens diretivas e simples, como dirigir um carro. Um carro, por mais complicado que seja seu funcionamento, tem reações previsíveis: se ligo a chave, ele liga, se desviro a chave ele desliga. Num sistema de gestão complexo, depois de ligar e desligar a chave, você tem um sistema diferente do que tinha antes, pois cada ação cotidiana está mudando o sistema e o tornando melhor ou pior. A liderança que pensa que lida com um sistema complicado, ao invés de complexo, começa  implementar ações que:

  • tratam as equipes como um todo, ao invés de gerir singularidades, afinal, é bem complicado fazer todo mundo entender a mesma coisa com uma mesma abordagem;
  • pensam que existe um conjunto de práticas padrão que pode ser dado através de um curso rápido de 30 minutos e simples, tudo vai ficar bem, até porque, é bem complicado utilizar práticas que funcionam em outras equipes;
  • Ignoram a experiência, e acha que o conhecimento teórico é suficiente para fazer um plano detalhado prevendo o tempo que vai demorar e quanto aquilo irá custar, até porque é complicadíssimo elaborar um plano;
  • Jogar fora peças fundamentais do sistema pensando estar simplificando o trabalho, simplesmente porque não pode ver ou entender o porquê essas peças são necessárias, afinal, é complicado otimizar processos e custos;
  • e entre outras mil coisas que você pode me ajudar a lembrar nos comentários desse texto.

Quando entendemos que uma empresa se trata de um sistema complexo, nos orientamos para aproveitar desse fato. E aí fica claro porque devemos trabalhar a cultura da qualidade através do alinhamento contínuo do propósito individual e organizacional, porque sistemas de gestão que funcionam muito bem tem uma característica marcante: capacidade de auto-organização.

A característica mais maravilhosa de alguns sistemas complexos é a sua capacidade de aprender, diversificar, complexificar, evoluir … Esta capacidade é chamada de auto-organização. (Meadows)

Parece que estamos falando de estabelecer um caos, não? Mas não é nada novo, Deming em seus 14 princípios de gestão explica que:

  • Um sistema sempre deverá ter uma finalidade óbvia para todos (propósito)
  • Observar e lidar com tudo o que está em volta do sistema
  • Expor e entender as variações
  • Conquistar conhecimento por meio de estudos e experimentos
  • Respeitar cada ser humano
  • Conduzi-los por meio de nossas ações e habilidades

A verdade é que apesar de lidarmos com situações complicadas todos os dias, toda organização, você querendo ou não, é um sistema complexo e único, portanto, não existe um jeito que “todo mundo faz” que irá dizer como você deve trabalhar seu sistema organizacional, pelo contrário, O ÚNICO JEITO CERTO de fazer isso é estudar seu sistema e trabalhar o desenvolvimento da sua equipe como pessoas e como profissionais para que sejam competentes o suficiente para se auto organizarem rapidamente quando surgir uma mudança.

Referência:

It’s complicated!…or is it?

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