Sistemas de gestão

ISO 9001:2015 – Informação Documentada (Parte 1)

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Desde o lançamento da ISO 9001:2015, o que na versão anterior era documentos e registros, agora chamamos de informação documentada, que é um termo comum das normas ISO e sistemas de gestão que estão aderentes ao Anexo SL.

Apesar da terminologia nova, os requisitos do item 7.5 não diferem tanto assim da versão 2008, o que fará com que as atividades de controle de documentos não tenham tanto impacto, a maior mudança é que precisamos olhar para os documentos de outra forma e os formatos ficaram mais flexíveis, ou seja, está mais claro que a informação pode estar documentada em qualquer meio, seja este um documento em papel, vídeo, foto, disco de computador, software, etc.

O requisito 7.5.1 da ISO 9001:2015 fala sobre as generalidades da Informação documentada:

O sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir:

 

a) Informação documentada requerida por esta norma;

b) Informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para eficácia do sistema de gestão da qualidade.

 

NOTA: A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido:

 

– ao porte da organização e seu tipo de atividade, processos, produtos e serviços;

– à complexidade de processos e suas interações;

– à competência de pessoas.

Esta documentação é a informação que deve ser controlada e mantida pela organização no formato em que ela está contida. Isso significa que se você decidir guardar uma informação em foto, por exemplo, você terá que controlar e manter neste formato, tomando os cuidados e medidas necessárias para isso, ou seja, a foto terá um código? Você tem um lugar apropriado para guardar, identificar e conseguir encontrar a foto quando necessário?

Independente dos formatos que você decidir trabalhar, você deve guardar informações pertinentes ao:

  • sistema de gestão da qualidade, incluindo processos relacionados;
  • informação que foi criada para que a organização possa operar (documentação);
  • evidência de resultados alcançados (registros).

Um dos objetivos da revisão da ISO 9001:2015 é tornar a documentação exigida pela organização mais relevante para os resultados da organização, ou seja, não é para cair na constante avalanche de documentação sem propósito, é para ter a informação documentada necessária para apoiar o crescimento da organização e evidenciar esses resultados. Desta forma, nós começamos a entender a documentação e o seu controle como parte do apoio necessário para se alcançar a estratégia da empresa.

A partir dessa mudança de mentalidade, precisamos fazer uma análise crítica dos documentos existentes e identificar oportunidades de otimizar nosso sistema, ou seja, eliminar, unificar ou criar documentos, se necessário. Você pode começar este trabalho perguntando:

  • TODOS nossos documentos estão contribuindo para cumprirmos o nosso planejamento estratégico?
  • Todos são entradas, saídas ou meio de um processo que tem um indicador? Ou seja, contribui para algum resultado relevante da organização?
  • Entrega algum valor para as partes interessadas que eu defini como importantes?

 

Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015!

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