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Procedimento Operacional Padrão (POP): O que É e Como fazer?

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Sou co-fundador da ForLogic Software, hoje atuo com gente, cultura e gestão. Sou um dos criadores do Qualiex, do Qualicast (o 1º Podcast nacional focado em qualidade), criador do Blog da Qualidade (o maior blog sobre Qualidade do Brasil). Mestre em Engenharia da Produção pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná), auditor líder formado com orgulho pela ATSG na ISO9001 e 22000, pai, empreendedor, e um inconformado de plantão!
Acredito na responsabilidade do indivíduo, no poder da qualidade e que podemos fazer diferente. Me acompanhe no Linkedin e no Instagram.

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.

Se voltarmos ao século 20, temos um exemplo claro de procedimento padronizado nas linhas de montagem do modelo “T” da Ford, que foi uma das primeiras linhas de produção a ter sucesso e trabalhar com tarefas padronizadas.

Os níveis de padronização eram tão eficazes, para a época, que o custo do produto foi reduzido ao máximo, permitindo que “todos pudessem ter um automóvel Ford, desde que fosse da cor preta“. Mais tarde, percebeu-se que somente o carro preto não foi suficiente para satisfazer os consumidores, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.

Como o POP funciona?

O POP apresenta instruções das sequências das operações e sua frequência de execução, apontando os seguintes elementos:

  • O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
  • Peças e materiais utilizados na realização da tarefa;
  • Descrição dos procedimentos que devem ser executados nas atividades críticas (o modo de operação e as possíveis restrições quanto a execução, o que pode ou não pode ser feito);
  • Roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos de produção.

Todos esses elementos deverão ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou de acordo com a necessidade do processo.

Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?

O POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento por meio da padronização e minimização desvios na execução da atividade, ou seja, ele busca assegurar que as ações tomadas para a garantia da qualidade sejam padronizadas e executadas conforme o planejado.

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta fundamental na gestão da qualidade e eficiência operacional de uma empresa. Seu principal objetivo é estabelecer diretrizes claras e padronizadas para a execução de atividades e processos, visando garantir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, além de proporcionar consistência, segurança e eficiência nas operações.

Os POPs descrevem passo a passo como realizar uma determinada tarefa ou processo, fornecendo instruções detalhadas para os colaboradores. Essas instruções podem abranger desde atividades operacionais simples até processos complexos, dependendo das necessidades e especificidades de cada organização.

Além disso, o POP também descreve os recursos necessários, os padrões de qualidade a serem seguidos, as responsabilidades de cada envolvido e os prazos a serem cumpridos. Dessa forma, ele se torna um guia completo que orienta os colaboradores na execução de suas atividades, evitando variações indesejadas e erros.

Ao estabelecer procedimentos operacionais padronizados, a empresa busca atingir os seguintes objetivos:

1- Consistência e uniformidade: O POP garante que as atividades sejam executadas de maneira consistente e uniforme, independentemente do colaborador responsável. Isso reduz a variação nos processos e melhora a qualidade dos resultados finais.

2- Qualidade e conformidade: Ao definir os padrões de qualidade a serem seguidos, o POP assegura que as atividades sejam realizadas de acordo com as normas estabelecidas. Isso garante a conformidade com requisitos legais, regulatórios e de clientes, elevando a qualidade dos produtos ou serviços entregues.

3- Eficiência e produtividade: Com um procedimento operacional claro e bem definido, os colaboradores podem executar suas tarefas de maneira mais eficiente e produtiva, evitando retrabalhos, desperdícios de tempo e recursos.

4- Redução de erros e riscos: Ao seguir um POP, os colaboradores têm acesso a instruções detalhadas, o que minimiza erros e reduz a ocorrência de acidentes ou falhas operacionais. Isso contribui para um ambiente de trabalho mais seguro e para a prevenção de incidentes.

5- Treinamento e capacitação: O POP também serve como um recurso valioso para o treinamento e capacitação de novos colaboradores. Ele fornece orientações claras e estruturadas, facilitando a integração dos funcionários à equipe e acelerando seu aprendizado.

6- Melhoria contínua: O POP também pode ser usado como uma base para a melhoria contínua dos processos. Ao analisar e revisar periodicamente os procedimentos operacionais, a empresa pode identificar oportunidades de aprimoramento e implementar mudanças que levem a um desempenho ainda melhor.

Assim, pode-se dizer que o objetivo do Procedimento Operacional Padrão (POP) é estabelecer uma referência clara e confiável para a execução de atividades e processos, buscando aprimorar a qualidade, a eficiência e a consistência das operações de uma empresa. Ele é uma ferramenta essencial para garantir a padronização, a conformidade, a segurança e o sucesso organizacional.

Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?

Para criar um POP, basta descrever as tarefas que fazem parte da rotina de trabalho, tomando os seguintes cuidados:

  • Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos ser adequados ao seu tipo de processo;
  • O executor do processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características e deficiências;
  • A aplicabilidade dos procedimentos deve ser monitorada constantemente, para assegurar se estão sendo seguidos de forma correta;
  • A linguagem utilizada no POP deve ser simples, clara e objetiva, para que o documento possa ser entendido e aplicado por todos.

O que deve conter em um POP?

É importante que o procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida, saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer. Dessa forma, é interessante que o POP contenha os seguintes itens:

  • Nome;
  • Objetivo;
  • Documentos de referências (manuais, ITs, processos ou outros procedimentos );
  • Local de aplicação;
  • Siglas (caso houver);
  • Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;
  • Fluxograma;
  • Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;
  • Frequência de atualização;
  • Forma que será gerado (digital ou físico);
  • Gestor (quem elaborou).

Qual a Importância do POP?

O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa e deve ser simples, completo e objetivo, para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações (ou não conformidades) que poderão interferir na sua qualidade final.

Quais os tipos de Procedimento Operacional Padrão?

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) podem ser categorizados em diferentes tipos, dependendo da natureza das atividades ou processos que eles descrevem. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns de POPs encontrados nas empresas:

POPs de Produção ou Manufatura

Esses POPs são usados em indústrias de manufatura para documentar os procedimentos operacionais relacionados à produção de bens. Eles abrangem desde a configuração de máquinas e equipamentos até a sequência de operações necessárias para a fabricação de um produto.

Os POPs de produção visam garantir a consistência, qualidade e eficiência na linha de produção.

Procedimento Operacional Padrão de Serviços

Os Procedimentos Operacionais Padrão de Serviços são utilizados em empresas de serviços para descrever os procedimentos operacionais necessários para a entrega de serviços aos clientes. Eles abrangem desde a interação com os clientes até as etapas específicas envolvidas na prestação de um serviço. Eles visam garantir a padronização, qualidade e satisfação do cliente.

POPs de Saúde e Segurança

Já os POPs de Saúde e Segurança são direcionados aos colaboradores, clientes e demais partes envolvidas. Eles descrevem os procedimentos operacionais que devem ser seguidos para garantir um ambiente de trabalho seguro e minimizar os riscos de acidentes ou lesões.

Os POPs de saúde e segurança incluem orientações sobre o uso correto de equipamentos de proteção individual (EPIs), manuseio seguro de substâncias perigosas e procedimentos de evacuação em casos de emergência.

POPs de Qualidade

Esses POPs são voltados para a garantia e controle da qualidade. Eles definem os procedimentos operacionais que devem ser seguidos para atender aos padrões de qualidade estabelecidos pela empresa.

Os POPs de qualidade podem abranger desde a inspeção de matérias-primas até a realização de testes de qualidade em produtos finais. Eles visam assegurar que os produtos ou serviços atendam aos requisitos e expectativas de qualidade dos clientes.

Procedimento Operacional Padrão de Manutenção

Eles descrevem os procedimentos operacionais necessários para a manutenção preventiva e corretiva de equipamentos e instalações. Esses procedimentos operacionais padrão incluem cronogramas de manutenção, procedimentos de limpeza, lubrificação e reparos.

Os POPs de manutenção visam garantir o bom funcionamento dos equipamentos, prolongar sua vida útil e minimizar o tempo de inatividade.

POPs de Treinamento e Integração

Os Procedimentos de Treinamento e Integração são utilizados para orientar e capacitar novos colaboradores. Eles fornecem instruções detalhadas sobre os procedimentos operacionais básicos que devem ser seguidos, permitindo que os funcionários se familiarizem rapidamente com as atividades da empresa.

Cada tipo de POP é adaptado às necessidades específicas de cada empresa e setor, garantindo a padronização, qualidade, segurança e eficiência nas operações diárias. É importante que as empresas identifiquem os tipos de Procedimentos Operacionais Padrão relevantes para suas atividades e os desenvolvam de forma clara e abrangente, fornecendo orientações adequadas para seus colaboradores.

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Como vimos, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta importante para nortear a execução dos processos. Ele ajuda a garantir a padronização das atividades e pode ser muito útil na garantia da qualidade.

Contudo, com o alto fluxo de informações dentro das empresas, é comum que procedimentos desatualizados sejam utilizados nos processos. Um processo passa por constantes revisões para corrigir falhas e melhorar seu desempenho.

Ao utilizar um procedimento desatualizado, a empresa continua executando as falhas que foram encontradas pela qualidade e deixa de aproveitar as melhorias padronizadas, gerando grandes prejuízos para a organização.

Para ajudar você a garantir que somente documentos atualizados sejam utilizados na sua empresa, nós criamos o Módulo Docs do Qualiex, um software que ajuda a gerenciar a informação documentada. Com o Docs, você controla os documentos da sua empresa de forma simples, sem usar planilhas e sem complicações com pastas na rede.

Você poderá controlar quem acessa os documentos, automatizar os fluxos de revisão e aprovação de documentos, além de centralizar tudo e ter relatórios de lista mestra atualizados automaticamente.

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REFERÊNCIA
GOUREVITCH, Philip. MORRIS, Errol. Procedimento operacional padrão: uma história de guerra. São Paulo: Companhia das Letras, 2008.

* Nota: este post foi publicado originalmente no dia 13/07/2012 e revisado em 11/07/2022.

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Sobre o autor (a)

30 comentários em “Procedimento Operacional Padrão (POP): O que É e Como fazer?”

  1. Felipe Araújo Ferraz

    muito bom o texto nos explica detalhadamente os procedimentos de como organizar um pop dentro da empresa

          1. Rafa Vieira

            Olá Jeison, Tudo ótimo e tu? Quero criar um POP para empresa de procedimento internos e tarefas do dia a dia a serem seguidas para reduzir erros. Mas to me pegando nos detalhe, achando que sempre falta algo. Isso que ta me martelando.

  2. Qual a frequência recomendada de atualização do POP? A empresa em que trabalho é pequena e raramente há mudança nos procedimentos.

    1. Satya Andrade

      Alessandra, você pode determinar datas no período de um ano à respeito do procedimentos. Ex: a cada seis meses você pode definir que as áreas da empresa em que trabalha revisem seus documentos e caso haja necessidade, realizem alterações, porém todas essas informações devem ser registradas. Você pode formalizar isso nas RAC’s, como sendo a análise crítica dos documentos. “Item 4.2.3 – b) da ISO 9001, Controle de Documentos: Analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos”.

    1. Satya Andrade

      Não diretamente . A norma ISO 9000:2005 e 9001:2008 informa que os procedimentos podem ser documentos ou não. Porem, se você estudar a ISO 9000:2005 você vai entender o pouco à respeito de tipos de documentos usados e assim terá ideia de como criar. Alguns princípios básicos devem ser seguidos, como a abordagem de processos.

  3. Preciso fazer um trabalho sobre gestão de qualidade, e preciso colocar um laboratório de resíduos na ISO 17025, como eu aplico o POP nesse laboratório ?

  4. Manuel Reis

    Excelente, trabalhei muitos anos com este de de documento, inclusive a assinatura de ART, deve ser obrigatório para determinados Procedimentos, quando envolver trabalhos que o requeram, ex. Trabalhos com eletricidade, trabalho envolvendo levantamento crítico, trabalho envolvendo mecânica, etc.

  5. keila suzui matuda

    gostaria de saber se quando a pessoa que revisou o procedimento sair deve revisar todos os procedimentos novamente?

  6. Eduardo Fernandes

    Uma duvida, Quadro de atualização

    Quando for atualizar e querer apontar qual requisito da norma como procedo?

    Por exemplo?
    Item 6.1 desse POP, atualizado conforme Requisito X. item Y.

    Atenciosamente.

  7. Rafael Almeida Brito

    Muito obrigado pela matéria, estava querendo organizar um pop para a meu local de trabalho, mas não sabia por onde começar, novamente obrigado

  8. Giovani Menon

    Bom dia, estou tendo uma dificuldade na empresa que trabalho, gostaria de esclarecer uma dúvida.
    A elaboração do POP é de responsabilidade do técnico de segurança ou do gestor da qualidade??

  9. Qual a sequencia de um padrão nos itens abaixo:
    a) Modelo, exemplo e procedimento.
    b) Procedimento, modelo e exemplo.
    c) Modelo, procedimento e exemplo.
    d) Procedimento e exemplo apenas.
    podem me ajudar

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  12. eu estou começando a ler sobre POP´s para implementar na rede de academias no qual eu trabalho, porem não sei como dar inicio e nem oque deve ser registrado, são todos os procedimentos que são feitos dentro da academia? ex: (lavagem periódica de caixa d’água, troca de filtros periodicamente etc)… podem me dar um caminho de luz por favor? fui colocado nessa e não sei absolutamente nada sobre iniciar isso ….

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