Ferramentas da qualidade

O que é SIPOC (ferramenta para mapear processos)

Imagem de uma linha de produção sendo interligada por uma linha pontilhada, representando o mapeamento de processos e a análise SIPOC

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Muito utilizado em metodologias Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Com ele, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho.

O nome SIPOC corresponde a junção de iniciais (em inglês) de cada aspecto analisado pela ferramenta (Supplier, Input, Process, Outputs e Customer). Analisando todos esses fatores, é possível compreender melhor o trabalho executado e atuar em pontos específicos do processo, promovendo melhoria contínua.

A ferramenta segue uma estrutura bastante simples. É possível executá-la em uma tabela do Excel ou até mesmo em papel. Cada um dos fatores é dividido em uma coluna, orientando a analise dessa forma:

Processo:

Supplier (Forncedores)Input (Entradas)ProcessoOutput    (saídas)Customer (Cliente)
Início
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fim

Para facilitar o entendimento, irei preencher essa tabela conforme for explicando cada fator do SIPOC.

Supplier (Fornecedores)

Nesta etapa da análise, você deve fazer uma lista com os fornecedores do seu processo. Porém, vale lembrar que você precisa confrontar esse dado com a sua análise de fornecedores.

Suponhamos que você tem 3 fornecedores diferentes para uma de suas matérias primas, qual deles você vai listar no mapeamento? Os três? Apenas o melhor? A resposta vai depender do seu contexto e do seu processo e, principalmente, de quem vai utilizar esses documentos. Se o SIPOC for um suporte para o compras, por exemplo, talvez seja interessante citar os três melhores fornecedores. Se o documento estiver mapeando uma etapa interna do processo, talvez você só precise citar o fornecedor interno, indicando que o processo X fornece entradas para o processo Y.

O que você precisa levar em conta é que para que um processo seja executado, você precisará de uma série de materiais e insumos que serão utilizados no trabalho.  Todos esses itens terão de ser recebidos de alguém e podem impactar de forma significativa o seu resultado final.

Exemplo:

Processo: produção de mesas de madeira
Supplier (Forncedores)Input (Entradas)ProcessoOutput     (saídas)Customer (Cliente)
Baobá Serralheria
Baobá Serralheria
Fe Metais
Fe Metais
RGB Tintas
RGB Tintas

Input (Entradas)

Se na etapa anterior indicamos quem fornece os materiais, nessa vamos especificar exatamente o que eles fornecem, ou seja, o que entra no processo de transformação. Por exemplo, para produzir uma mesa, será necessário utilizar madeira, pregos, cola, tinta, verniz, etc.

Você pode criar um SIPOC para o seu macroprocesso, identificando tudo que será necessário na cadeia produtiva. Porém também é possível fazer análises menores, identificando cada etapa do processo. Nesse caso, enquanto no macroprocesso a entrada é madeira e tinta, por exemplo; no mapeamento das etapas do processo, a entrada necessária para o trabalho de um colaborador pode ser apenas a mesa semiacabada para pintura. Ele recebe a mesa e inicia a sua parte do processo: a pintura.

Exemplo:

Processo: produção de mesas de madeira
Supplier (Forncedores)Input (Entradas)ProcessoOutput     (saídas)Customer (Cliente)
Baobá Serralheriamadeira de mogno
Baobá SerralheriaLixas de madeira
Fe MetaisPregos
Fe MetaisParafusos
RGB TintasTinta para madeira
RGB TintasVerniz para madeira

Process (Processo)

Nesse campo devemos identificar a interação entre as etapas do processo. Aqui, criamos uma espécie de mapa de como as tarefas são executadas, evidenciando como funciona a produção e mostrando a ordem em que as matérias primas são transformadas.

De forma simplificada, é nessa etapa que a sequência do processo é descrita, e você pode precisar de outro documento para apoiar o SIPOC. Essa descrição pode ser feita por meio de documentos, manuais, procedimentos ou instruções de trabalho. Porém, o mais comum, é a utilização de Fluxogramas. No meu exemplo, irei apenas listar de forma numérica as etapas do processo.

Exemplo de SIPOC

Processo: produção de mesas de madeira
Supplier (Forncedores)Input (Entradas)ProcessoOutput     (saídas)Customer (Cliente)
Baobá Serralheriamadeira de mognoInício
Baobá SerralheriaLixas de madeira1. Cortar madeira de acordo com os moldes do projeto
Fe MetaisPregos2. Lixar as peças cortadas
Fe MetaisParafusos3. Montar as peças seguindo a instrução de trabalho MTG-0001
RGB TintasTinta para madeira4. Inspecionar o produto montado para averiguar se há necessidade lixar alguma aresta ou farpa sobressalente
RGB TintasVerniz para madeira5. Pintar mesa de acordo com a cor do pedido
6. Aguardar período de secagem da tinta (2 horas)
7. passar camada de verniz sobre o produto
8. Realizar inspeção de Qualidade no produto final
Fim

Outputs (Saídas)

Aqui, devemos identificar as saídas do processo. A definição dessas saídas também depende do nível de análise que você está fazendo, pois elas podem ser: a) o produto final (que vai para as mãos do cliente), ou até mesmo; b) uma saída interna de um processo (que vai se transformar na entrada do processo posterior a ele).

Mapear as saídas é importante pois ajuda a ter clareza sobre o que o processo realmente faz. Ao mapear, por exemplo, as saídas internas de um processo, é possível entender como aquela etapa em especifico impacta no produto final. Com isso, também é possível trabalhar para que cada saída tenha o máximo de Qualidade, aumentando a qualidade geral do produto ou serviço.

Exemplo de SIPOC

Processo: produção de mesas de madeira
Supplier (Forncedores)Input (Entradas)ProcessoOutput     (saídas)Customer (Cliente)
Baobá Serralheriamadeira de mognoInícioMesas de mogno pintadas e envernizadas, sem arestas e com acabamento fino
Baobá SerralheriaLixas de madeira1. Cortar madeira de acordo com os moldes do projetoInformações sobre a execução do processo
Fe MetaisPregos2. Lixar as peças cortadasRestos de materiais, como sobras de madeira, latas de tinta vazias ou pregos e parafusos defeituosos
Fe MetaisParafusos3. Montar as peças seguindo a instrução de trabalho MTG-0001
RGB TintasTinta para madeira4. Inspecionar o produto montado para averiguar se há necessidade lixar alguma aresta ou farpa sobressalente
RGB TintasVerniz para madeira5. Pintar mesa de acordo com a cor do pedido
6. Aguardar período de secagem da tinta (2 horas)
7. passar camada de verniz sobre o produto
8. Realizar inspeção de Qualidade no produto final
Fim

 

Customer (Clientes)

No último nível da análise, identificaremos quem será a pessoa ou empresa que irá receber as saídas do processo mapeado. Essa análise é muito importante e não é incomum que muitas empresas invertam a ordem de análise do SIPOC, começando todo o mapeamento pelo cliente e depois percorrendo os outros fatores (COPIS).

Isso ocorre porque todo processo, seja ele interno ou externo, tem como objetivo produzir algo para alguém. Então, analisar quem receberá o produto ou serviço servirá inclusive como orientação para o processo. Aqui, pode ser interessante formalizar também os requisitos dos clientes, deixando ainda mais claro como as saídas devem ser entregues e criando parâmetros para avaliar a Qualidade do produto ou serviço.

Exemplo de SIPOC

Processo: produção de mesas de madeira
Supplier (Forncedores)Input (Entradas)ProcessoOutput     (saídas)Customer (Cliente)
Baobá Serralheriamadeira de mognoInícioMesas de mogno pintadas e envernizadas, sem arestas e com acabamento finoRestaurantes que precisam de mesas de qualidade para servir seus clientes
Baobá SerralheriaLixas de madeira1. Cortar madeira de acordo com os moldes do projetoInformações sobre a execução do processo
Fe MetaisPregos2. Lixar as peças cortadasRestos de materiais, como sobras de madeira, latas de tinta vazias ou pregos e parafusos defeituosos
Fe MetaisParafusos3. Montar as peças seguindo a isntrução de trabalho MTG-0001
RGB TintasTinta para madeira4. Inspecionar o produto montado para averiguar se há necessidade lixar alguma aresta ou farpa sobressalente
RGB TintasVerniz para madeira5. Pintar mesa de acordo com a cor do pedido
6. Aguardar período de secagem da tinta (2 horas)
7. passar camada de verniz sobre o produto
8. Realizar inspeção de Qualidade no produto final
Fim

O importante não é a ferramenta, mas sim a clareza na execução dos processos

Só é possível promover melhoria continua analisando todos os fatores que compõem os seus processos. Muitas vezes, um problema identificado no final da linha de produção tem origem na primeira etapa do processo. Então, você precisa conhecer bem seu processo, entender as entradas, saídas e a ordem em que as coisas acontecem para atuar nos pontos falhos.

A metodologia SIPOC é relativamente simples, e analisar processos por meio dela vai direcionar o seu olhar para tudo que é relevante no trabalho da sua equipe. Porém, é preciso entender que sua implantação não se trata apenas de listar itens. Você também precisará refletir e entender o seu processo e essa reflexão é que vai fazer a o mapeamento eficaz, que vai apontar formas de melhorar os resultados da sua empresa.

Modelo de Planilha SIPOC

Para ajudar na utilização da metodologia SIPOC, montei um modelo que planilha que pode ser usado na formalização da análise. Você pode baixá-lo gratuitamente clicando no botão abaixo:

Modelo de Planilha SIPOC

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