Sistemas de gestão

Não se preocupe com o Relatório de não conformidades, mas sim com a consolidação dos dados!

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Prazo acabando, auditoria chegando e um monte de coisa para resolver. Várias planilhas para coletar, unificar em um só documento e conferir se estão atualizadas. Será que foram analisadas as causas? Será que essas NCs foram tratadas? As ações foram executadas? Meu relatório de não conformidades está pronto? Todos esses problemas certamente são bastante chatos e vão te incomodar muito no processo de certificação, mas você já parou para pensar que é muito pior que isso?

Se tudo isso está acontecendo na sua empresa, das duas uma: ou tudo que você está fazendo não está realmente melhorando os processos, não está acontecendo continuamente; ou você está sofrendo muito para promover melhorias, que até acontecem, mas de forma muito lenta e custosa…

Por isso, resolvi falar um pouquinho sobre como a maneira como você trata as informações das suas NCs pode ajudar você a ter um processo de tratativa que realmente funciona!

O que é consolidar dados?

Consolidar os dados das não conformidades é fazer com que todos os dados das suas não conformidades estejam centralizados, para que possam ser analisados e transformados em informações úteis para o seu SGQ.

A consolidação de dados envolve diversos fatores, como garantir, por exemplo, que todas as NCs são abertas, que elas entrarão em um fluxo de tratativa (PDCA, por exemplo), que não se perderão e que seus colaboradores tenham acesso às todas as ocorrências e ações.

Resumindo tudo isso: consolidar dados de NCs é garantir que as informações estejam seguras e sejam confiáveis, pois, com isso, você terá condições de garantir que o processo está funcionando, bem como saberá o mais rápido possível se ele não estiver.

A troca de informações engaja pessoas!

Para que as pessoas se engajem, primeiro elas têm que compreender a importância do que elas fazem e como isso afeta todo o processo. Isso significa que as informações que elas fornecem ao sistema são importantes e devem ser analisadas para melhorar o processo e o trabalho diário.

Se o seu colaborador não tem certeza de que a informação que ele está fornecendo para o SGQ irá ser levada adiante, que ela será analisada e discutida. Se ele não tem certeza de que os dados que ele está acessando são confiáveis e podem ser usados para tomar decisões. Pense bem, quais são as chances de ele abrir uma não conformidade? Ou de ele tratar uma aberta?

Conheço o exemplo de uma empresa em que as NCs eram abertas em formulários de papel mesmo. Esses formulários eram preenchidos pelos colaboradores e depois enviados para o setor da Qualidade. Acontece que no meio do caminho os formulários se perdiam. Como é possível, nesse caso, falar de engajamento com o colaborador que abriu uma NCs e depois descobriu que ela foi perdida? Você acha que ele vai cadastrá-lo de novo e de novo?

Em outro caso, as ações não eram atualizadas nas planilhas dos planos de ação e ninguém sabia exatamente o que precisava fazer. Ninguém sabia qual era a próxima ação da tratativa da não conformidade. Consequência: ninguém agia, ou refazia um trabalho já executado.

Como saber se eu tenho esse problema?

  • Se as NCs se perdem dentro da sua empresa e não são abertas, você tem um problema de consolidação de dados!
  • Se você nunca sabe como anda a tratativa das suas NCS, você tem um problema de consolidação de dados!
  • Se ninguém abre NCs porque não sabe como fazê-lo, você tem um problema de consolidação de dados!

Tempo é fundamental

Imagine que a não conformidade que eu citei no tópico anterior não se perca e chegue até a Qualidade. Beleza, ela foi analisada pelo “RD” e aprovada, agora é só tratar, né? Calma, primeiro ela tem de voltar para o colaborador sem ser perdida no meio do caminho, rsrs (desculpa a brincadeira, mas não resisti! hehe).

Algumas empresas utilizam várias planilhas: uma para NCs, outra para análise de causas, outra para planos de ação, outra para indicadores, e por aí vai. O que acontece é que o colaborador que abriu essa não conformidade ainda vai ter que fazer um plano de ação em outra planilha e esperar novamente a Qualidade ou o gestor aprová-lo. Isso, é claro, quando não é o próprio gestor quem trata a NC e tem de ficar distribuindo planilhas para quem for executar as ações.

Isso tudo vai emperrar mais e mais o processo, tornando-o lento, caro e fazendo com que as melhorias do seu SGQ atrasem e, muitas vezes, nem mesmo aconteçam… Agora, imagine uma não conformidade de processo que cause desperdício de material, isso significa desperdício de dinheiro, e quanto mais tempo você perder tentando organizar as informações das suas NCS, mais dinheiro sua empresa estará jogando no ralo.

Como saber se eu tenho esse problema?

  • Se seu colaborador precisa esperar dias para saber o que aconteceu com a NC que ele cadastrou, você tem um problema de consolidação de dados na sua empresa!
  • Se seus colaboradores têm mais trabalho para atualizar as informações sobre as NCs do que para tratá-las, você tem um problema de consolidação de dados na sua empresa!
  • Se seu processo de tratativa de NCs é burocrático, você definitivamente tem um problema de consolidação de dados!

Informações são a base de qualquer gestão!

Sei que realizar as ações e tratar as não conformidades na prática é que vai resolver as coisas. Simplesmente ter as coisas registradas não vai fazer as não conformidades sumirem. Mas se você não conseguir organizar essas informações, jamais vai conseguir organizar a tratativa em si.

Fazendo uma analogia simples, é como trabalhar com uma agenda. Se você não anotar tudo que tem de fazer nela (e só nela), começar a marcar post-its e papéis que ficam no bolso da sua calça, em blocos de notas no computador e em cadernetas que ficam na gaveta, hora ou outra as tarefas vão se perder e você não vai fazer alguma coisa.

Há vários outros sintomas de que as informações das suas NCs estão desorganizadas, o que reflete negativamente no engajamento e na cultura da qualidade. O Bruno e a Monise fizeram um vídeo muito legal falando sobre isso e sobre como centralizar e consolidar as informações das suas não conformidades com o Forlogic Tracker. Se você está buscando formas de melhorar seu processo de tratativa, recomendo que você assista ao vídeo:

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