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ISO 9001:2015 – Por que informação documentada?

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A ISO 9001:2015 define informação documentada como dados do Sistema de Gestão da Qualidade que devem ser controlados e documentados pela organização para assegurar a eficácia e eficiência de seus processos.

Na versão de 2008, a norma separava o termo informação documentada em documentos e registos. Porém, esta nomenclatura dificultou a interpretação das empresas e auditores sobre o que poderia ser documentado e como seria documentado, principalmente com a era da tecnologia, onde rompemos as barreiras de mídias para documentação. A troca de nomenclatura se deu por conta da facilidade em que a informação documentada pode ser encontrada, independente da mídia que for utilizada: papel, software, gravação, desenhos, plantas, maquetes, fotografias, etc. 

Essa revisão aconteceu afim de esclarecer que há flexibilidade para que a organização escolha como documentar e quais informações são relevantes no seu SGQ.

Depende da própria organização determinar qual informação documentada é necessária para alcançar seus objetivos, com base na complexidade de processos, produtos e serviços, considerando os tipos de atividades realizadas e os riscos e oportunidades do ambiente interno e externo.

Mas porque então em vários itens de sua estrutura a norma estabelece que informações documentadas sejam mantidas ou retidas?

Bom, os principais objetivos para que uma organização documente suas informações são:

  1. Comunicação da informação;
  2. Evidenciar a conformidade dos processos, produtos e serviços;
  3. Retenção e compartilhamento do conhecimento organizacional;
  4. Divulgação e preservação das experiências da organização.

Diferente do que muita gente pensa, os documentos mandatórios da ISO não são para burocratizar os processos ou para complicar a vida das pessoas. É uma das maneiras de assegurar uma base de fatos e dados para a tomada de decisões e, desta forma a norma já indica algumas informações importantes para que você evolua como empresa. Se as informações serão realmente usadas para a evolução do seu SGQ, dependerá do nível de maturidade da sua organização.

Para te ajudar a mapear as principais informações que você precisa documentar no seu SGQ, estamos disponibilizando uma lista de todos os requisitos que determinam informação documentada, mas lembre-se de que fica a critério de cada organização o uso e a extensão de cada documento e registro. Para baixá-la, clique no botão abaixo:

Baixar lista de Informações Documentadas da ISO 9001:2015

 

Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015!

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