Fluxograma de Processo: saiba como usar

Se você se sente perdido no seu trabalho, sem clareza sobre quais atividades realizar e quais são seus entregáveis, é possível que esteja enfrentando a falta de processos definidos. Uma forma eficiente de organizar e visualizar seu fluxo de trabalho é utilizando um fluxograma de processo.

Neste artigo, vamos detalhar o que é, quais os tipos, os símbolos mais usados e como criar um fluxograma que realmente faça diferença na sua rotina e nos resultados da sua empresa.

O que é um Fluxograma de um processo?

O fluxograma de processo é uma ferramenta da qualidade utilizada para representar a sequência e interação das atividades do processo por meio de símbolos gráficos. Os símbolos proporcionam uma melhor visualização do funcionamento do processo, ajudando no seu entendimento e tornando a descrição do processo mais visual e intuitiva.

No gerenciamento de processos, o fluxograma ajuda a:

• Garantir a qualidade das atividades

• Aumentar a produtividade

• Identificar falhas e gargalos

• Facilitar a análise e melhoria contínua

• Documentar padrões de execução

Isso acontece pois a documentação do fluxo das atividades torna possível realizar melhorias e esclarece melhor o próprio fluxo de trabalho. Você precisa entender que quando for fazer fluxogramas deve mapear todo o processo para que eles, de fato, ilustrem mais fielmente possível o trabalho.

Benefícios do Fluxograma de Processo

Utilizar um fluxograma de processo oferece diversas vantagens, como:

• Melhora a compreensão do processo de trabalho;
• Mostra os passos necessários para a realização do trabalho;
• Cria normas padrão para a execução dos processos;
• Demonstra a sequência e interação entre as atividades/projetos;
• Pode ser utilizado para encontrar falhas no processo;
• pode ser utilizada como fonte de informação para análise crítica;
• Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.

É importante dizer que o fluxograma de processo vai te ajudar – e muito! – a ter mais clareza no dia a dia, potencializando suas entregas, diminuindo sua ansiedade e o sentimento de estar perdido. Por fim, você irá perceber que o resultado da empresa será o principal a ser afetado quando criar os fluxogramas de processo de sua área.

Símbolos do Fluxograma

Para representar cada etapa e decisão do processo, os fluxogramas usam símbolos gráficos. Os mais comuns são:

• Oval → Início ou fim do processo

• Retângulo → Etapas ou atividades

• Diamante → Decisões

• Setas → Direção do fluxo

Não é obrigatório o uso de todos os símbolos, devendo-se utilizá-los de acordo com as necessidades das atividades mapeadas.

No geral, pode-se dizer que os símbolos de início ou fim do processo e de tomada de decisões são os mais utilizados. Veja outros símbolos:

Tipos de Fluxograma

Existem vários tipos de fluxogramas que devem ser utilizados em diferentes contextos, dentre eles destacam-se os modelos abaixo:

1- Fluxograma de operações

Esse tipo de fluxograma é usado para representar visualmente as etapas envolvidas em um processo operacional específico.

Geralmente, é utilizado para descrever procedimentos de produção, montagem ou prestação de serviços. Cada etapa do processo é representada por um símbolo específico, como uma caixa, e as setas indicam a sequência das operações.

2- Fluxograma setorial

O fluxograma setorial é uma representação gráfica das atividades realizadas em um departamento ou setor específico de uma organização.

Ele detalha as diferentes funções e responsabilidades dentro do departamento, mostrando como as tarefas são distribuídas e executadas. Isso ajuda na compreensão da estrutura organizacional e no alinhamento das atividades com os objetivos gerais da empresa.

3- Fluxograma de linhas de montagem

Esse tipo de fluxograma é comumente usado em ambientes de fabricação para ilustrar o fluxo de materiais e informações ao longo de uma linha de montagem.

As etapas do processo de montagem são representadas com símbolos, mostrando a sequência das operações e como os produtos são montados progressivamente. Ele é crucial para identificar gargalos, otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência da produção.

4- Fluxograma de arranjo físico funcional

Este fluxograma de processo descreve a disposição física dos diferentes elementos dentro de uma área de trabalho ou instalação industrial.

Ele destaca a localização de máquinas, equipamentos, estoques e áreas de trabalho, visando maximizar a eficiência operacional e minimizar desperdícios. O arranjo físico funcional é projetado para facilitar o fluxo de materiais, a comunicação entre os trabalhadores e a segurança no ambiente de trabalho.

Cada tipo de fluxograma desempenha um papel específico na análise e melhoria dos processos empresariais, fornecendo uma visão clara e estruturada das operações.

Ao escolher o tipo correto de fluxograma para uma situação específica, as organizações podem identificar oportunidades de otimização, tomar decisões informadas e alcançar níveis mais altos de eficiência e qualidade.

Como fazer um Fluxograma de Processo? 

O fluxograma de processos é uma ferramenta composta por três fases essenciais: o início, que abrange as entradas e os elementos a serem considerados durante o planejamento; o processo em si, que engloba todas as operações; e o fim, que representa os resultados gerados ao longo do processo.

Cada atividade do processo é representada por um símbolo específico, facilitando a identificação das ações a serem realizadas. Devido à diversidade de símbolos disponíveis, é crucial que a empresa estabeleça uma padronização para sua utilização, visando simplificar a compreensão por parte dos envolvidos.

Para saber como criar um fluxograma, é necessário seguir algumas etapas:

1. Definir o processo que será esquematizado.
2. Determine o escopo: ponto de início, fim e nível de detalhamento.
3. Identificar e discutir as atividades envolvidas no processo.
4. Organizar as atividades em uma sequência lógica e adequada.
5. Representar cada atividade por meio dos símbolos apropriados.
6. Utilizar setas para indicar o fluxo do processo, mostrando a direção das atividades.

Seguindo esses passos, é possível criar fluxogramas claros e eficientes, que contribuem para uma melhor compreensão e otimização dos processos empresariais.

Assista a um episódio especial do Qualicast sobre o 4º princípio da Qualidade: Abordagem de processos, para se aprofundar no tema:

Exemplo de Fluxograma de Processo

Um exemplo prático é um fluxograma para controle de produto não conforme. Ele permite identificar falhas, registrar ações corretivas e otimizar o processo, garantindo resultados mais eficientes.

Quando um fluxograma de processo é elaborado, são identificados os fatores problemáticos que não eram percebidos anteriormente, os quais poderão ser trabalhados e melhorados para alcançar melhores resultados.

Ferramentas para criar fluxogramas de processo

Você pode utilizar diferentes ferramentas, desde softwares simples até plataformas profissionais de gestão da qualidade. Alguns exemplos:

• Softwares de desenho

• Planilhas estruturadas

• Sistemas integrados de gestão de qualidade como Qualiex

Como o fluxograma de processo impulsiona a gestão

O fluxograma de processo é essencial para profissionais de qualidade que buscam clareza, organização e melhoria contínua nos processos da empresa. Com ele, é possível identificar gargalos, padronizar tarefas, aumentar produtividade e garantir resultados consistentes.

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REFERÊNCIAS
PEINADO, Jurandir; GRAEML, Alexandre Reis. Administração da produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP, 2007.
SLACK, Nigel et al. Administração de Produção. São Paulo: Atlas, 2002.

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