Como montar uma Matriz de Competências que facilite a criação de times mais fortes (Parte 2)

No meu último post sobre Matriz de Competências, dei algumas dicas sobre como coletar melhor os dados que vão compor o seu documento. Hoje quero dar mais algumas dicas sobre como criar sua própria matriz e falar um pouco sobre outra forma de gerenciar as habilidades da sua equipe.

Descreva as competências de forma simples

Depois que você coletar as informações e fizer o mapeamento da sua empresa, é hora de formalizar as competências. A primeira dica que eu dou é: nada de escrever sentenças longas e cheias de palavras indecifráveis! O objetivo desse documento é ser compreendido, e se você não se esforçar para que isso ocorra, ninguém vai entender nada.

Se esse documento não for acessível às pessoas, se elas não conseguirem lê-lo e entender como podem melhorar seu trabalho e obter maiores oportunidades na empresa, será apenas um documento burocrático que não trará melhoria nenhuma para sua empresa. Então seria melhor nem mesmo criá-lo, não é?

Tá, beleza… mas como eu faço isso?

Ao descrever as competências, faça a seguinte pergunta a si mesmo: o que colaborador precisa para desempenhar a(s) tarefa(s)? Provavelmente a sua resposta será algo como: “Ele precisará fazer isso”; “Ele precisará saber aquilo”; “Ele precisará conhecer tal coisa”. Daí é só você retirar o “Ele precisará” e a descrição da competência já estará provavelmente pronta. Veja esse exemplo:

Pergunta: O que o colaborador precisará para construir uma cerca de madeira?

Respostas: “Ele precisará saber martelar”; “Ele precisará saber utilizar o serrote”; “Ele precisará conhecer diversas variedades de madeiras”; “Ele precisará saber usar a trena.

Então, as competências que esse profissional precisa ter são:

• Saber usar o martelo;
• Saber usar o serrote;
• Saber usar a trena;
• Conhecer diversos tipos de madeiras.

3 dicas de ouro para escrever suas competências:

Escreva pensando em quem irá ler seu texto, adequando a linguagem, utilizando palavras que o leitor usa no dia a dia e acrescentando tudo que for necessário à compreensão dele. Para fazer isso:

1. Escreva trechos simples e curtos, que qualquer um possa entender;
2. Não utilize palavras rebuscadas (difíceis), que podem ser incompreensíveis para a maioria das pessoas ou para quem vai executar o processo;
3. Envolva as pessoas: pergunte para seus colaboradores se eles entenderam o que foi escrito na matriz.

Reforçando: você não está escrevendo um processo judicial, você está explicando algo para alguém, alguém que precisa entender o que você está escrevendo. Olha um exemplo:

ANTES:

O colaborador responsável por concretizar a sublimação das canecas necessitará conhecer os meandros do aparelho sublimático, entendendo os atributos tanto da máquina em si quanto do objeto que será estampado: a caneca, que poderá ser de cerâmica, vidro, plástico robusto a altas temperaturas ou outro material cientificamente preparado para o processo de transferência da imagem do papel específico para a superfície do elemento que receberá a figura previamente preparada pelo profissional da empresa, que é responsável pelo tratamento de imagens.

Fala sério, alguém merece ter de ler esse tipo de linguagem em um documento de, por exemplo, 2 páginas? Eu acho que não, né? E talvez você tenha até entendido, eu que escrevi esse trecho entendi, mas será que meu colaborador vai entender? Será que ele já tem habilidades e conhecimentos suficientes para entender as palavras e termos que estão aí?

Imagine um colaborador do RH, será que ele, não entendendo muito sobre esse processo, vai saber utilizar esse texto para atuar na contratação de um novo colaborador? E esse é o problema de verdade com esse tipo de linguagem.

DEPOIS:

O colaborador responsável por sublimar (estampar) as canecas, ou seja, transferir a imagem do papel sublimático para a caneca, precisará conhecer as prensas de estamparia e as canecas que serão estampadas, conhecendo as características de cada um dos elementos, utilizando as imagens que serão recebidas do designer para executar o processo e fazer as canecas.

Uma observação: não é proibido utilizar termos técnicos, não é essa a questão e na verdade não tem nada a ver com isso. Nas duas descrições eu utilizei a palavra Sublimação, que é o nome de um processo de estamparia. Mas, na dúvida de o colaborar que vai ler esse termo conhecer ou não, eu coloquei a descrição, o que vem depois do “ou seja” e ainda coloquei, entre parênteses o “estampar” para ajudar na compreensão. Utilizei palavras mais simples, comuns, e reduzi o texto de 9 para 6 linhas.

Agora, pode dizer aí nos comentários, qual dos dois exemplos ficou mais fácil de ler?

Formalizando as competências

Depois que você tiver listado todas as competências necessárias para o cargo, é hora de preencher a matriz. Crie uma planilha. Pode ser no Excel mesmo!

Nas linhas, você irá colocar o nome dos colaboradores e nas colunas as competências que eles precisam ter, dessa forma:

Na minha matriz, separei as competências por setor, mas você deve fazer de acordo com a sua necessidade. Se você só for descrever as competências de um cargo, substitua o nome do setor pelo cargo. Além disso, acrescente ou exclua quantas colunas e linhas for necessário.

Agora, imagine que queiramos criar uma Matriz de Competências para um museu de arte contemporânea. Para facilitar a compreensão do nosso exemplo, vamos restringir a Matriz de Competências ao setor de Limpeza e Manutenção (responsável pela manutenção geral no museu) e ao setor de Exposição ao público (responsável por apresentar as obras aos visitantes).

Depois que fizemos o mapeamento do cargo, chegamos a seguinte lista de habilidades:

Para o setor de Exposição ao público, os colaboradores precisam:

• Conhecer os itens em exposição e sua história;
• Saber dissertar sobre o acervo do museu;
• Transitar entre os corredores do museu apresentando as obras aos visitantes.

Já para o setor de Limpeza e manutenção, os colaboradores precisam:

• Executar a limpeza das áreas comuns dos museus: banheiros, corredores, etc;
• Saber realizar a manutenção necessária ao bom funcionamento do museu;
• Saber realizar a limpeza das obras em exposição.

Agora, basta preencher a matriz com esses dados, no meu modelo, optei por atribuir uma pontuação que vai de 0 a 4 pontos para cada funcionário, quanto maior o número, mais habilidades ele tem, se ele estiver zerado em alguma categoria, é um gap a ser trabalhado. Olha só:

Especificando os níveis de competência e analisando a matriz

Para tornar a matriz mais precisa, você pode indicar níveis de competência em uma tabela adicional. Na minha matriz, existem 6 níveis de competências:

• 0 – Inapto;
• 1 – Aprendiz;
• 2 – Iniciante;
• 3 – Intermediário;
• 4 – Especialista;
• NA (Não aplicável).

Cada uma das categorias explica o que exatamente o colaborador precisa saber fazer para se enquadrar a cada um dos níveis avaliados, veja só:

Assim fica mais fácil de avaliar cada colaborador. Se compararmos, por exemplo, José e João, ambos do setor de Exposição ao público, veremos que ambos têm capacidades bem semelhantes, porém, João tem maior conhecimento sobre os itens do museu. No setor de Limpeza e Manutenção, podemos ver que Gabriel é bastante qualificado para realizar a limpeza do museu, porém tem pouco conhecimento e talvez não consiga executar a manutenção.

Existe ainda na tabela uma linha com a seguinte denominação: Relevância. Esse campo mostra o quanto aquela competência é importante para o funcionamento do setor. Utilizei apenas três níveis para ela: Alta, Moderada e Pequena, mas fica a seu critério definir os níveis de relevância de cada habilidade para o seu negócio.

Analise seus colaboradores

Esse modelo de Matriz de Competências é interessante pois possibilita dois tipos de análises:

1. Na horizontal: você pode analisar as competências gerais de cada um dos seus colaboradores item a item, descobrindo quais as suas habilidades e quais áreas ele precisa trabalhar. Por exemplo, é possível perceber que João tem máxima capacitação nas competências “Saber dissertar sobre o acervo do museu” e “Transitar entre os corredores do museu apresentando as obras aos visitantes”, porém precisa de capacitação na 1ª competência “Conhecer os itens em exposição”;
2. Já na vertical, você consegue ver como cada competência está distribuída entre seus colaboradores. Se analisarmos a 2ª competência do setor de Limpeza e Manutenção, “Saber realizar a manutenção necessária ao bom funcionamento do museu”, perceberemos que somente Matheus tem capacidade suficiente para realizar as atividades, pois Gabriel e Lucas só tem 1 ponto no nível das competências, ou seja, são aprendizes. É interessante ver como podemos ligar isso a mentalidade de risco, pois aqui há um risco em evidência: se Matheus faltar por algum motivo, não há quem faça a manutenção do Museu.

Utilize a matriz nos processos seletivos

Depois de pronta, você pode utilizar a tabela como base para criar as perguntas da entrevista dos seus candidatos a uma vaga da sua empresa por exemplo. Isso vai garantir que você investigue nele as competências ideias para o trabalho que irá realizar.

A última coluna da nossa tabela, “Nível geral de competência”, fornece um indicador das competências totais do colaborador, como se fosse um score geral do que ele sabe fazer. Se você preencher a matriz com os dados dos candidatos, terá um score das competências deles. Você pode comparar os resultados com os dos seus colaboradores, o candidato que mais se aproximar da pontuação do seu melhor colaborador é, em tese, o mais apto para o cargo.

Mantenha sua matriz como Informação Documentada

Defini o objetivo da minha matriz, realizei o mapeamento, preenchi a tabela. Agora minha Matriz está finalizada? Mais ou menos!

Com o crescimento da sua organização e a rápida evolução da tecnologia, as competências necessárias para o ambiente de trabalho mudam muito rápido. Competências novas surgem, outras deixam de ser necessárias, então, sempre que necessário, atualize sua Matriz de Competências para que ela não se torne uma múmia na sua empresa!

Além disso, uma matriz de competências bem estruturada e atualizada ainda te ajudará a cumprir o requisito 7.2 Competência da ISO 9001:2015. Segundo esse item, as organizações devem “determinar a competência necessária de pessoas que realizem trabalho sob seu controle”. A norma não pede que isso seja escrito ou documentado, mas essa é uma das formas de determinar e oficializar as competências.

A melhor forma de gerenciar competências

Além da Matriz, existem outras formas para gerenciar as competências dos seus colaboradores, e na minha opinião, essa gerência torna-se melhor quando é automatizada em um software. O nível de interação entre as informações garante um controle mais preciso e muito mais personalizado das informações de cada profissional da sua empresa, além tornar todo o processo muito mais ágil.

Aqui na empresa, nós utilizamos o Forlogic Staff, com ele é possível organizar todas as informações sobre os cargos, competências e colaboradores da sua empresa, centralizando informações e permitindo consultar o status de cada colaborador.

Você pode, por exemplo, estabelecer os requisitos e a formação que um candidato precisa para trabalhar na sua empresa e utilizar o software para avaliá-lo durante a entrevista. O software irá analisar as características do candidato, levando em conta cursos, faculdades, ou quaisquer informações relevantes, e apontar a aderência dele à vaga pela qual está concorrendo ou a outros cargos da empresa.

Você pode criar planos de cargo em que constem todos os treinamentos e cursos que seus colaboradores tem de fazer ou as competências que ele precisa adquirir e, ao contratar alguém, essas informações são integradas automaticamente ao histórico do profissional, facilitando a aquisição das competências e a criação de um cronograma de treinamentos. Também é possível atualizar as competências e consultar a evolução do colaborador ao longo do tempo.

No histórico do colaborador, ficarão registradas as habilidades, competências, experiências, cursos ou treinamentos que ele realizou. Você pode realizar avaliações e registrar todos os resultados no sistema. Além de poder imprimir um relatório individual de cada colaborador, com todas as informações necessárias.

Seja qual for a ferramenta, gerencie suas competências!

Garantir que seus colaboradores saibam como executar as tarefas é a chave para que sua empresa atinja resultados incríveis. As pessoas só fazem o que elas, de fato, sabem fazer e você tem de garantir que seus colaboradores saibam trabalhar na sua empresa, saibam executar os processos e alcançar maiores resultados.

Utilizando um software ou uma planilha do Excel, o importante é que você determine as competências necessárias, seja para contratar colaboradores, seja para treinar sua equipe. Dessa forma, você conseguirá criar uma equipe coerente e preparada para os desafios do dia a dia, uma equipe que verá os desafios como forma de aprendizado e, junto com você, fará sua empresa crescer!

Leia mais sobre Gestão de Competências:

#01 Qualidade, Pessoas, Competências: onde isso nos leva?

#02 Semana da Qualidade: o que Deming NÃO falou sobre competências?

#03 5 motivos para gerenciar as competências da sua empresa

#04 Como comprovar competências na ISO 9001:2015

#05 O que é Matriz de Competências

#06 Como montar uma Matriz de Competências que facilite a criação de times mais fortes (Parte 1)

#07 Como montar uma Matriz de Competências que facilite a criação de times mais fortes (Parte 2)