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Como montar uma Matriz de Competências que facilite a criação de times mais fortes (Parte 1)

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Já expliquei aqui no blog o que é uma matriz de competências e em quais situações ela pode ser utilizada. Hoje, darei algumas dicas sobre como montar esse documento de maneira que ele seja útil para o seu dia a dia e que ajude na formação de times melhores.

Neste artigo vou falar um pouco sobre o que considero ser o essencial para o sucesso da sua Matriz de Competências: a coleta de dados.

Escolha o objetivo da Matriz

No geral, a Matriz de Competências é utilizada em três contextos:

  • Para obter uma visão geral da empresa, pois apresenta as características de todos os setores e colaboradores;
  • Para conhecer a necessidades de um setor, pois evidencia os gaps de competências presentes em cada indivíduo;
  • Para descrever as competências necessárias de um cargo.

Entretanto, é possível criar uma matriz de competências para conhecer as habilidades necessárias para realizar um projeto, para desempenhar uma tarefa, para realizar processos seletivos e para outras diversas finalidades. Dessa forma, antes de começar, é preciso ter em mente exatamente qual será o objetivo da sua matriz.

Determine as competências Necessárias

Depois de determinar para que servirá a sua matriz, você precisa identificar quais competências são necessárias para a realização das atividades. Para fazer isso, é aconselhável que você realize quatro passos iniciais:

1 – Observe os profissionais em ação e veja o que eles precisam fazer/saber para realizar as tarefas diárias

Observar o trabalho é útil para o mapeamento porque alguns comportamentos dos colaboradores são muito intuitivos, ou seja, algumas competências são tão naturais para eles que, por mais importantes que sejam, talvez eles não as apontem como essenciais para exercer o cargo.

Outro aspecto importante é analisar as saídas que esse profissional tem de entregar. As saídas de um programador são muito diferentes das saídas de um profissional de marketing e, consequentemente, as competências que cada um precisa ter são muito diferentes.

2 – Entreviste os colaboradores, pergunte a eles quais são as habilidades necessárias no setor/cargo/projeto em que trabalham

Nem todas as competências podem ser observadas, uma entrevista individual irá revelar o que você deixou passar na fase da observação.

Nessa modalidade de coleta de dados, é muito importante que o entrevistador esteja preparado para extrair as informações do entrevistado. Um colaborador pode ser muito tímido ou, mesmo que seja o que melhor executa um processo, pode não saber explicar claramente seu trabalho.

3 – Realize uma reunião com todos os colaboradores e discuta com eles as habilidades que você listou

Neste momento, você deve validar com quem executa as tarefas se as competências listadas até aqui são realmente essenciais para o setor, cargo ou projeto. Além disso, se alguma habilidade tiver passado despercebida, essa reunião costuma trazê-la à tona. Para facilitar o processo, utilizando as informações das etapas anteriores, você pode criar um check-list de competência, ir trabalhando uma a uma e coletando o que aparecer.

Esse momento é interessante para debater as competências listadas e avaliar a importância delas. Pode acontecer, inclusive, de alguma competência ser retirada da lista e não tem problema algum nisso. Mas vale uma ressalva: a decisão de retirar uma competência precisa ser tomada baseada na realidade da empresa e em fatos e dados concretos, não é retirar por retirar.

4 – Leve em conta o que já foi analisado

Provavelmente existem processos e procedimentos formalizados na sua empresa e eles direcionam o que deve ser feito e como deve ser feito. Esses processos/procedimentos são uma grande fonte de informações pois indicam aspectos muito pontuais das tarefas que seus colaboradores executam e certamente deixarão mais claras as habilidades necessárias para a realização das tarefas. Então, deixá-los de fora, a meu ver, é um grande erro.

Por que a coleta de dados é importante?

Vale a pena investir um pouco mais de tempo na coleta de dados, é ela quem vai prover informações sobre a rotina e as competências que seus colaboradores precisam para executar o processo. O que faz com que o mapeamento seja essencial para que sua matriz seja de fato útil no dia a dia.

Se a coleta de informações for malfeita, sua matriz pode se tornar inútil para sua empresa e, ainda pior, pode influenciar na seleção de profissionais despreparados ou com habilidades inadequadas ao cargo, setor ou projeto em que irá trabalhar.

 

Meu próximo post sobre Matriz de Competências será mais voltado a descrição das competências e o preenchimento da matriz em si. Vou dar algumas dicas sobre como escrever as competências e como organizar o documento. Até lá!

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