Ferramentas da qualidade

Como fazer um fluxograma?

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Diariamente, nós recebemos várias dúvidas de leitores sobre assuntos relacionados a qualidade e gestão, e desta vez o tema foi Fluxograma. Valorizamos muito os comentários e respostas pois a gente tem uma orientação das maiores dúvidas dos nossos leitores e conseguimos interagir de uma forma que realmente ajude vocês.

Este é um artigo para ajudar você que está começando na área da qualidade e para você profissional da qualidade experiente que precisa que sua equipe saiba fazer um fluxograma.

Há algum tempo atrás eu recebi o seguinte e-mail:

“Confesso que tive e ainda tenho dificuldades em elaborar fluxogramas, gostaria de saber se você tem um exemplo pois estou fazendo estágio na área de processos e começo ainda nesta semana, isso quer dizer que terei que listar as minhas atividades dentro da organização e fazer o fluxo delas?”

O fluxograma é uma das 7 ferramentas da qualidade compreendido como um diagrama utilizado para representar uma sequência de atividades, através de símbolos gráficos. Com um fluxograma fica mais fácil entender e apresentar um processo.

Deming diz que “Se você não é capaz de descrever o que você faz como um processo, você não sabe o que está fazendo.” Aí eu sentei na minha mesa e disse: eu TENHO que conseguir fazer isso pois eu sei o que estou fazendo. Praticando, descobri que não tem tanto mistério assim.

Para que fique mais claro, vou fazer um exemplo bem simples, justamente porque dá para fazer fluxograma de tudo na vida. Tudo mesmo! E é um bom exercício começar fazer fluxogramas de coisas do dia a dia para fixar melhor o aprendizado.

Vamos supor que vamos fazer um café, ok? Em uma cafeteira, pois acabei de comprar uma e estou empolgadíssima com isso.

Passo 1: Colocar a 2 colheres de pó na parte de filtro.

Passo 2: Colocar 200ml de água no compartimento destinado a água.

Passo 3: Ligar a cafeteira.

Passo 4: Aguardar 5min.

Passo 5: O café já está pronto?

Se sim: beber (eu tomo café sem açúcar).

Se não: Aguardar mais 5min.

Ok. Eu consegui pontuar o que quero documentar. Eu faço isso todos os dias, eu já sei que eu faço, mas para documentar, representarei graficamente para que quando eu for delegar essa tarefa para alguém, esta pessoa conseguirá, de forma fácil, fazer um café no meu padrão de qualidade.

Vamos para o meu Fluxograma!

como-fazer-fluxograma

Para você entender os símbolos, e coisas do tipo eu indico que você leia o texto Fluxograma de Processo que está explicando de forma mais conceitual, mais genérica, os símbolos arredondados geralmente representam início e fim, os retângulos são atividades, losangos são pontos de decisão e as setas indicam a direção.

Fluxogramas são muito utilizados para documentar processos, você pode reparar que no fluxograma eu não dou tantos detalhes, não só porque as atividades especificadas eram simples, mas é bom que as informações mais detalhadas estejam no procedimento, e não no fluxograma, pois o fluxograma tem que ser uma visualização rápida do processo. No procedimento vai constar informações mais detalhadas, como os tópicos que descrevi: quantidades, tempo, regrinhas, e assim por diante. Sobre o manuseio da minha cafeteira, eu poderia usar uma instrução de trabalho, que basicamente ensina como usar máquinas e ferramentas, podendo conter fotos.

Da mesma forma eu poderia ter desdobrado meu fluxo em mais atividades, por exemplo, antes de beber café, eu poderia ter colocado a atividade de “pegar uma caneca” para depois beber o café. No nosso caso, todo mundo já entende que é necessária uma xícara ou caneca para tomar o café, mas em fluxogramas corporativos é preciso tomar cuidado. Nem sempre as pessoas vão deduzir o que tem que ser feito, portanto, é bom que o processo seja simples e que tenha todos os passos chave para entregar a atividade com o maior nível de qualidade possível.

Espero que tenha esclarecido esse assunto, mas fico a disposição para novas dúvidas, vocês podem mandar e-mail para blog@forlogic.net

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