Ferramentas da qualidade

Como fazer reuniões produtivas

reuniões

Imprimir artigo
As reuniões são indispensáveis quando não se quer fazer nada” disse J. K. Galbraith, economista, filósofo e escritor estado-unidense.

Se tem algo que ocupa muito o tempo das pessoas nas organizações e trazem uma frustração quanto a sua eficiência, este algo se chama reuniões. Mas quando se fala em reunião a gente já imagina uma sala abafada, assuntos chatos que muitas vezes não vão fazer diferença nenhuma no trabalho, gráficos e papéis sem nenhum fundamento.

Ok! Já deu pra entender que reuniões são um saco! A pergunta é: as reuniões por natureza são uma perda de tempo?

Não! Reuniões são fatores importantes para uma boa comunicação, brainstormings, debates e resoluções de problemas. O que acontece é que  a maioria das vezes as reuniões são recursos muito (mas muito mesmo) mau usados. O que se precisa mesmo é de reuniões eficazes, afinal é obrigação de uma reunião ser produtiva.

Obrigação?  Sim! Reuniões nunca podem ser tratadas como “só mais uma reunião”, quando elas não atingem seus objetivos elas geram custos altos, como por exemplo:

  • Desperdiçam tempo
  • Desperdiçam dinheiro
  • Desviam a atenção de tarefas mais importantes
  • Diminuem o progresso e retardam ações
  • Tornam-se palco para os falantes e perturbadores
  • Incentivam a politicagem organizacional (aquele falatório bonito sem ações pertinentes)
  • Criam confusão (e progressivamente; o caos)

Sim, reuniões são fatores muito sérios e se mau utilizadas tornam-se um problema recorrente na organização, e por isso elas tem obrigação de serem produtivas. Mas calma, vamos dar algumas dicas para fazer das reuniões um impulsionador de produtividade. Veja:

1 – Defina um assunto: saiba exatamente o assunto principal da sua reunião.

2 – Identifique as pessoas que realmente serão relevantes naquela reunião: muitas pessoas poderiam ser poupadas de assuntos que não tem nada a ver com elas.

3 – Defina o local e horário da reunião avisando a equipe anteriormente: um lugar adequado para a reunião pode ajudar na hora de permanecer focado, então escolha um lugar eficiente de acordo com o número de pessoas que vão participar.

4 – Defina um coordenador: aquela pessoa que vai guiar a reunião para que ela não desvie do seu objetivo.

5 – Defina um secretário: escolha uma pessoa que ficará responsável por documentar tudo o que foi tratado e decidido naquela reunião.

6 – Informe as pessoas respectivas sobre a pauta da reunião antecipadamente: não tenha dúvidas de que a reunião será mais produtiva se as pessoas já souberem sobre os assuntos a serem tratados e se prepararem para os respectivos, e mais, isso te ajudará a saber se a reunião é realmente necessária!

7 – Gere ações: uma reunião só é realmente produtiva quando gera planos de ações a serem executados. Do que adianta tanto blablabla se não há ação?

8 – Divulgue a Ata para os participantes: certifique-se que os participantes viram a ata produzida pelo secretário e se eles concordam com o documento produzido a partir do que foi definido na reunião.

9 – Guarde a ata devidamente: tenha sempre disponível as atas das reuniões passadas, assim, você sempre poderá buscar o que foi decidido nelas.

Utilizando desse processo, você vai ver como sua equipe vai começar a apreciar as reuniões como fator produtivo e não uma situação chata que “não dá pra escapar”, até porque assim, as reuniões gerarão informações construtivas para produtividade da equipe e trarão o desenvolvimento focado da organização como um todo.

Para completar, vou te dar uma dica que vai fazer todas essas acima serem realidade na sua organização: Forlogic Meeting, reuniões produtivas geram resultados e não mais problemas e custos.

Deixo a tirinha do Dilbert sobre o quanto se quer fugir das reuniões e a gente vai falando mais sobre produtividade por aqui! Abraço 😉

reuniões produtivas

Referências:

FORSYTH, Patrick. Como fazer reuniões produtivas – São Paulo: Nobel, 2001

WARTZMAN, Rick. O que Drucker faria agora? – São Paulo: Leya, 2013.

Autor

Comentários

Posts Relacionados

Planos de Ação
← Post mais recente
Plano de Ação: Planejamento, Execução e Conclusão.