Cultura organizacional

Como a criação de rotinas me ajudou a engajar pessoas

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No começo do ano, a galera do marketing aqui da Forlogic fez uma pesquisa bem legal para o Blog da Qualidade. A pesquisa tratava dos maiores desafios da qualidade, e você pode baixá-la na íntegra no post que o Davidson escreveu falando dos resultados. O que a gente mais achou na pesquisa foi gente falando da falta de engajamento de pessoas, tanto da equipe quanto da liderança e alta direção. E realmente, tentar convencer as pessoas de que elas têm que fazer coisas novas é meio complicado, não é?

Aqui no Blog, já falamos também sobre engajamento, sobre como ele depende da conscientização das pessoas, ou seja, do grau de importância que elas dão para as atividades da qualidade. Isso garante que as pessoas entendam porque devem fazer suas atividades seguindo o que a norma diz, por exemplo, e assim elas realizam as tarefas com mais atenção e responsabilidade.

Porém… o fato dos colaboradores entenderem da importância da atividade não garante que eles separem tempo para executá-las, e aí ferrou de novo. Isso não acontece por maldade, acredito que ninguém acorde de manhã e diga: “hoje vou gerar umas não conformidades e não vou trata-las! Muhahaha!” Em muitos dos casos, falta fazer a priorização dessas atividades e separar um tempo para execução.

Mas não pense que você está sofrendo disso sozinho: aqui na Forlogic eu também passo por isso! Haha. Todo mundo entende a importância da qualidade, mas durante a rotina corrida de atendimento ao cliente ou do desenvolvimento, algumas coisas não são priorizadas mesmo. Por isso, eu e o Jeison criamos algumas rotinas para ajudar o pessoal, e eu vim contar para você quais são e como elas funcionam.

Semana do indicador

A semana do indicador é simples: separamos uma semana do mês (a primeira semana cheia do mês) na qual todos têm que fazer as coletas e análises dos indicadores. Nesta semana eu cobro as pessoas loucamente como se não houvesse amanhã, até elas enjoarem de mim.

As segundas e terças-feiras são “Dias de coleta”. Todos os indicadores precisam ser alimentados com dados, e é nestes dias que isso acontece. A equipe pega todos esses dados que precisam coletar e joga no software. Nisto, os responsáveis pelas análises dos indicadores já recebem uma notificação do sistema, avisando-os que as coletas foram realizadas, e já ficam sabendo que podem começar suas análises.

Mas também temos os “Dias da análise”, que acontecem nas quartas e quintas-feiras dessa Semana do Indicador. Durante estes dias, todos verificam os resultados dos seus indicadores, conversam com quem precisam conversar para tomar decisões mais assertivas, e registram suas análises no Indicators.

A sexta-feira eu deixei livre para o caso de algum imprevisto (mas não conte isso para eles, hahah). A gente viaja bastante aqui, então nem sempre todos os responsáveis pelas análises estão na empresa na quarta e na quinta, aí eles usam a sexta para analisar.

A Semana do Indicador foi divulgada aqui como sendo um movimento para gerar mais resultados para a empresa, e todo mundo apoiou a ideia. Ela começa sempre na primeira segunda-feira do mês, porque aí sobra tempo para executar as ações necessárias para mudar os resultados do próximo mês. Na segunda-feira também, eu mando pipoca para a galera, que é para eles verem como as coisas estão “pipocando” pro nosso lado! hehehe.

Hands-on de não conformidades e atualização de documentos

Um dos maiores problemas é a tratativa de não conformidades e revisão de documentos. É difícil resolver uma não conformidade ou atualizar um processo sozinho, porque precisamos do conhecimento de mais pessoas envolvidas na execução das atividades para a tomada de decisão (e é até aconselhável fazer isso em um grupo de pessoas que entendam como o processo funciona, porque a análise de causa fica mais fácil e completa).

O problema é que para conciliar as agendas e marcar reuniões com várias pessoas aqui na empresa está difícil ultimamente. Como a gente trabalha muito em equipes, estamos sempre conversando uns com os outros, mas nestes casos acabamos sempre trazendo a informação de um e levando a informação para outro. Aí vira aquele telefone sem fio.

Por isso, definimos um horário para as pessoas conversarem sobre isso (claro que não podemos parar a empresa toda, e muitas pessoas se revezam, mas o importante é que todos participam).

Nesse dia e horário, que começou numa sexta e há aproximadamente um mês mudamos para segunda, as pessoas se reúnem e fazem análises de causas, elaboram planos de ação, discutem o que precisa ir para o processo. As ações geralmente não são feitas durante esse tempo, elas são priorizadas para serem executadas durante a semana, mas em alguns casos também rola execução de ação e atualização de documento ali mesmo.

O melhor de tudo é que o processo fica mais rápido e todas as pessoas estão disponíveis para conversar.

 

Time de auditoria

Lá no requisito 9. Avaliação de desempenho da ISO 900:2015, nós temos um presente para a qualidade: o processo de auditoria. Ele é temido por muitos colaboradores e, em muitos casos, maçante para os profissionais da qualidade.

Nós fizemos um curso in company (aqueles tipos de curso em que o ministrante vem até a nossa empresa, ao invés de irmos para um lugar especificado por ele) de Auditor Líder da 9001:2015 aqui na Forlogic, em duas turmas de 10 pessoas cada, abrangendo todos os setores da empresa. Nós temos um motivo muito específico para a contratação deste curso, porque trabalhamos diretamente com a norma todos os dias, mas no final tivemos um resultado tão legal que vale muito a pena compartilhar.

No momento em que nós formamos 20 auditores na empresa, o processo de auditoria e a norma deixou de ser minha, deixou de ser da qualidade. Tenho 20 pessoas aqui, de diferentes setores, conscientes de tudo o que precisa e tudo o que é feito na empresa em quesitos de qualidade. Nós colocamos a qualidade na rotina deles, e agora eles são parte do SGQ, sabendo que têm responsabilidade de cuidar dele.

Fizemos nossa primeira auditoria interna de transição para a ISO 9001:2015 neste 2º semestre de 2017, todos os auditores internos participaram e adoraram. Todo o “medo” que eles tinham da auditoria (e de fazer auditoria) passou. Sem falar que a auditoria foi a melhor de todas. Como todo mundo conhecia os processos da empresa, todos foram extremamente críticos. Um auditor externo tem a preparação necessária para te auditar, mas ele está vendo os processos da sua empresa pela primeira vez, então, às vezes não dá para dar muito palpite.

E agora o mais legal: no curso, nós pudemos  conversar sobre coisas que eu não teria a oportunidade de passar para toda a equipe em qualquer outro treinamento. Mesmo no momento da auditoria, conversamos e aprendemos muito também.

Não estou falando que você precisa contratar um curso in company de Auditor Líder para sua empresa, mas sim que você pode formar um time de auditores internos para te ajudar neste processo.

 

Todas essas 3 ações ainda não garantem o melhor processo e gestão do mundo, mas é o melhor que fizemos até hoje, porque as pessoas sabem que têm tempo para conversar, e que outras pessoas darão atenção a ela quando o assunto for qualidade. Essas rotinas que criamos estão nos ajudando a melhorar os processos e alcançar mais resultados. Amanhã ou depois, poderemos pensar em novas ações melhores que essas, mas esse é o princípio da melhoria contínua, não é?

Um ambiente com esse movimento, onde todas as pessoas estão trabalhando para um mesmo fim, é motivador. Se meu colega de trabalho está ajudando a melhorar a empresa, porque eu também não ajudo? Não sei vocês, mas eu adoro trabalho em equipe! Os resultados são sempre melhores do que seriam se eu estivesse analisando todos os indicadores, tratando todas as não conformidades, atualizando todos os processos e fazendo todas as auditorias sozinha. 

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