Cultura organizacional

As 3 principais lições que aprendi no curso de Auditor Líder ISO 9001:2015

Charge-Auditoria

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Semana passada participei do 2º treinamento para Auditores Líderes ISO 9001:2015 aqui da Forlogic. O treinamento ministrado pelo Wilson Júnior Silia, da ABS Quality Evaluations, que além de professor é Auditor, Membro da Sociedade de observadores de Sacis (Foi ele quem disse!), pai e um ótimo contador de piadas. E eu gostaria de dividir um pouco da experiência com você aqui no blog, pois, além de muitas risadas, acredito ter aprendido muita coisa que vou levar tanto para a minha vida profissional quanto para a pessoal!

Acredito que entender como a auditoria funciona quando se está do outro lado, como auditor e não como auditado; vai me ajudar muito a entender o que a ISO 9001 realmente significa para a Gestão da Qualidade. Neste post, não quero contar tudo sobre o curso, até porque não caberia, mas gostaria de compartilhar as 3 principais coisas que aprendi fazendo o treinamento para Auditor Líder ISO 9001:2015, e que servem tanto para gestão quanto para nossa vida pessoal.

O que realmente significa Analise Crítica?

Muito se fala em Analisar Criticamente, e eu acho que isso é realmente muito importante. Por isso nós nos esforçamos para coletar dados, observar fatos e levar tudo em consideração: indicadores, faturamento, metas, retrabalho, desperdícios, produtividade, etc, etc.

Na nossa vida particular é igualzinho! “Fechamos o caixa” no fim do mês e procuramos formas de investir o que sobrou ou tapar os buracos que deixaram a conta no vermelho. Conferimos as notas das crianças, marcamos compromissos pessoais, fiscalizamos a casa em busca de bagunça ou de consertos por fazer e preenchemos nossa agenda do jeito que dá.

Infelizmente, nós nem sempre realizamos uma verdadeira Análise Crítica sobre as informações que coletamos. Nós só pegamos os dados e transformamos em algo que possamos entender:

  • A soma de todas as contas da casa significa que estamos gastando demais!
  • O total de material desperdiçado poderia gerar x unidades de produtos!
  • As notas indicam que o Joãozinho está indo mal na escola!
  • Não tenho tempo para praticar exercícios físicos.
  • Faz 6 meses que não vejo meus pais…

E aí, depois disso, o que fazemos? Nada… ficamos passivos diante das constatações e vamos dormir, fazer aquele relatório atrasado, assistir TV ou tomar um café na cozinha do escritório. Isso não é Análise Crítica! Sendo bem generoso, a gente poderia até chamar de reflexão, mas nem dessa forma dá para chamar! Analisar criticamente é entender uma situação e tomar uma ação! Fazer algo em relação ao que foi constatado.

Você pode até decidir não fazer nada, não atuar sobre um problema, mas isso tem de ser uma decisão de verdade! Com motivos reais e justificáveis, e que sejam parte da sua estratégia. Você pode decidir correr determinado risco ou adiar aquele passeio em família, mas isso tem de ser uma decisão sua, e não algo que aconteceu com você!

Tudo bem que algumas pessoas vivam uma vida de “deixa a vida me levar, vida leva eu…”, mas analisar algo criticamente tem mais a ver com saber onde se quer chegar com base na análise das informações que se tem até agora.

E essa é a 1ª lição que eu tive no curso: analisar é decidir e executar!

Eu acho que…

Outra coisa que fazemos o tempo todo é “achar”. Mas não é achar algo, sinônimo de encontrar, encontrar algo; é achar de “achismo” mesmo. Nós achamos tudo:

  • Achamos que o candidato A é melhor que o B!
  • Achamos que o produto X3000 vai vender muito!
  • Achamos que fulano traiu ciclana!
  • Achamos que vamos conseguir bater a meta esse mês!

O problema é quando alguém pergunta: Por quê?

No curso, eu aprendi que uma Não conformidade é uma incoerência encontrada quando se comparam um Critério e uma evidência. Essa comparação gera uma constatação positiva ou negativa, que pode até ser um juízo de valor, mas embasado em um fato ou dado, em uma certeza! Uma verdadeira fórmula:

Critério x Evidência = Constatação

Se toda vez que precisássemos tomar uma decisão, recorrêssemos a essa relação, iriamos acertar muito mais que errar, tanto na vida quanto na empresa. Se pensarmos em quais critérios são mais importantes para nós e depois compararmos as evidências, veremos se esses critérios estão ou não sendo cumpridos e poderemos alinhar nosso caminho de forma muito mais efetiva.

Um exemplo muito simples: na faculdade é preciso ter 75% de frequência, esse é um dos critérios de aprovação. Agora, é só jogar na fórmula:

Critério: 75% de frequência X Evidência: lista de chamada com 50% de frequência = Constatação: reprova.

Dá para aplicar essa formula a todas as situações, olha só:

  • Acho que o candidato A é melhor que o B!

Critério: projetos executados.
Evidência: candidato A executou 6 projetos a mais que o candidato B.
Constatação: candidato A é melhor que candidato B.

  • Acho que o produto X3000 vai vender muito!

Critério: demanda de clientes por um produto com as especificações do X3000.
Evidência: pesquisa não indica demando do produto.
Constatação: o X3000 não vai vender tanto assim.

  • Acho que fulano traiu ciclana!

Critério: prova de que o fato realmente aconteceu.
Evidência: ninguém viu, gravou, filmou ou bateu foto!
Constatação: é fofoca!

  • Acho que vamos conseguir bater a meta esse mês!

Critério: vender 100.000,00 RS
Evidência: é o 28º dia do mês e faltam R$ 50.000,00 para atingir o objetivo.
Constatação: não vai bater a meta não…

Talvez você esteja pensando: “Ah, mas pode acontecer um surto de vendas e a loja vender metade da meta em 2 dias” ou “O X3000 vai criar uma nova demanda no mercado”.

Sim, isso pode ser verdade! Mas só mostra que a primeira análise que eu fiz não considerou todas as evidencias necessárias ou que surgiram novas evidências durante o processo. E é por isso que, na vida ou nas empresas, não podemos considerar apenas uma evidência! E provavelmente nem mesmo um só critério!

E essa é a 2ª lição que eu tive no curso: a constatação só é possível depois de avaliar os critérios e, principalmente, as evidências!

O terror da auditoria

É muito comum nas empresas que a frase “Meu Deus, vamos ser auditados…” crie um estado de quase pânico. É gente preocupada, pensando no que vai fazer quando a auditoria começar, gente fazendo gambiarras para tentar tapear o auditor, procurando lugar para se esconder, gente chorando e se descabelando. Tem de tudo, o Wilson que o diga, não é mesmo, Wilson?

A grosso modo, a auditoria é uma forma avaliar se tudo está saindo de acordo com critérios preestabelecidos. É claro que ser avaliado, seja como for, é algo que acaba por nos deixar um pouco desconfortáveis, nervosos. E eu sei que isso é normal, mas eu gostaria de lançar uma reflexão. Você já parou para pensar que:

Somos “auditados” todos os dias, a todo momento, em todos os lugares?

Quando você conversa em uma roda de amigos, todos estão avaliando o que é dito e comparando isso com os critérios que acham ser corretos. Isso acontece inconscientemente, nem mesmo percebemos.

Quando você entrega um relatório para o seu chefe, ele vai avaliar aquilo em comparação aos critérios que foram definidos para a empresa e para aquele documento em específico.

Quando você pega o boletim do seu filho, vai analisar os dados que constam lá e avaliá-los segundo os critérios de aprovação do colégio em que ele estuda.

Esse processo é tão natural quanto dormir ou comer, nós só não nos damos conta disso.

O que nós precisamos fazer, então, é conscientizar as pessoas de que a auditoria, seja na vida ou na empresa, faz parte de um processo continuo de melhoria. Ninguém faz auditoria para estragar o dia dos outros, e uma coisa que o Wilson enfatizou bastante no curso foi que “Auditor tem de buscar conformidade!”.

E é preciso entender que aquilo que é apontado nas auditorias serve para que você analise criticamente as informações e decida o que é melhor para você. Para que você atue para melhorar sua vida ou seu SGQ, pois muitas vezes estamos tão envolvidos com nossos próprios assuntos, que não conseguimos analisar corretamente as evidências.

Além disso, se estivermos preparados, e isso quer dizer resolver os problemas todos os dias, não só no dia anterior à auditoria, não há porque ter tanto medo de qualquer auditoria. Um filho não tem medo de entregar um boletim cheio de notas azuis para os pais. Você não terá medo de entregar um relatório para o seu chefe se o documento estiver bem escrito. E por aí vai.

E essa é a 3ª lição que eu tive no curso: auditoria não é um terror!

 

Tudo que aprendi no treinamento definitivamente não se resume a isso, mas essas três lições realmente chamaram minha atenção. Lá no fundo, são constatações simples, mas que nem sempre consideramos, seja pela rotina diária ou porque nunca paramos para pensar nisso de verdade, e isso faz toda a diferença.

Eu espero que tenha gostado e que esse post tenha feito tanto sentido para você quanto fez para mim. Muito mais que isso, que ele tenha sido útil para você entender alguns princípios importantes sobre auditorias!

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