3 sinais que mostram que suas não conformidades não servem para nada

O título parece provocativo, mas não é só provocação, é uma verdade! Infelizmente, conheço empresas onde as não conformidades não servem para nada. Aí alguém vai falar, “Mas na auditoria nós mostramos elas para o auditor!”… eu já aviso que, se esse é o exemplo que vem a sua mente, pode ser que além de não servirem para nada, as NCs também podem estar abandonadas.

O que me preocupa é que as não conformidades são uma forma prática, rápida e lucrativa de aumentar o resultado das empresas. E isso não é conversa mole, é um fato. Para deixar mais claro, vou apresentar os três sinais que mostram que suas NCs não estão servindo para nada.

1. Elas sempre são tratadas de forma coletiva.

Sempre que sua equipe trata de NCs em uma reunião de resultados, analise crítica, em discussões com lideranças ou mesmo com a diretoria, são mostrados números agrupados, por exemplo: NCs por processos, NCs por produto, NCs por colaborador, NCs atrasadas, NCs no prazo…

Agrupar as não conformidades é ruim? Claro que não, pelo contrário! É muito bom saber quais processos tem o maior número de NCs, mas isso é só parte do trabalho. Se você NUNCA discute uma NC em específico, é provável que você só saiba o que acontece “no geral”, mas pouco sabe sobre casos pontuais que, se tratados, podem trazer ganhos de processos significativos.  Apesar de agrupar ser bem funcional, é muito melhor analisar um caso prático, ou seja, pegar uma NC e estudá-la profundamente, trabalhar nela. Muitas vezes, uma tratativa mostra um caminho que pode solucionar várias outras ocorrências.

“Nossa, mas assim eu nunca vou conseguir ver todas as não conformidades!”… Isso não significa que você deva ver uma só. Você deve continuar olhando todas as NC’s, mas discutir, analisar e, quando possível, apresentar um caso prático. Isso mostra que você está mergulhando fundo no processo de análise e realmente aprendendo algo com a tratativa.

2. Os processos NUNCA foram revisados por causa de uma NC

Provavelmente, você tem na sua empresa um prazo para que as revisões dos processos aconteçam periodicamente. Pode ser anual, semestral, trimestral, ou sei lá… vocês acham isso bom? Bom, é claro que é melhor que revisão nenhuma, mas revisão boa mesmo é aquela que ocorre por meio da tratativa de uma NC bem trabalhada. Processo bom mesmo é vivo, está sempre tendo ajustes e, mesmo estabelecido, são as tratativas de NCs que fazem ele evoluir, melhorar e, o mais importante, trazer mais resultados.

Claro que Kaizen, planos de melhoria e inovações melhoram o processo também, mas a não conformidade só existe de verdade para melhorar um processo. Uma NC não nasce para ser “evidência de algo”, ela surge para mudar um processo. Se as não conformidades aí na sua empresa começam e terminam sem mudar os processos, para que você está fazendo isso?

3. As não conformidades são encaradas como problema

Alguém aí na sua empresa gosta de ter problemas? Qual o primeiro passo quando se tem um problema? Geralmente é se livrar dele logo… resolver, certo? Pois é, a não conformidade é uma oportunidade de aprendizado, eu queria até mudar o nome dela aqui na empresa para isso: “Oportunidade de aprendizado”. Quando você, a liderança, sua equipe ou seu chefe encaram ela dessa forma, tudo muda. A Não Conformidade não precisa ser finalizada logo. Ela tem que trazer algum aprendizado, uma mudança, e isso é bem diferente de “resolver”.

Toda empresa pode aprender com as não conformidades! Se aprendermos alguma coisa com a NC é bem provável que possamos fazer o que foi falado no ponto 2: “melhorar um processo”. Provavelmente também poderemos mudar o que foi citado no ponto 1 e falar dessa NC em workshops internos, análise crítica e treinamentos.

Estes três pontos mostram o motivo pelo qual suas NCs não estão trazendo resultado. Então, para que você passe a ter não conformidades realmente úteis, é preciso que você:

1. Olhe, discuta e apresente não conformidades individualmente (cases);
2. Utilize as não conformidades como mecanismos de atualização de processos;
3. Trate as não conformidades como uma oportunidade de aprendizado, não como um problema.

Eu acredito que vale a pena mudar isso aí na sua empresa. Afinal, por que não evoluir o trabalho que você já faz com as NCs para trazer resultados diretos?