Ferramentas da qualidade

Workflow na Gestão de Documentos

workflow Qualidade

Imprimir artigo
Outro dia recebemos um e-mail aqui no blog perguntando sobre o que é “Workflow” na gestão de documentos, e por isso resolvi escrever um post abordando o assunto.

Workflow na tradução literal significa “fluxo de trabalho”, mas quando estamos falando de gestão de documentos, é possível encarar como o caminho que um documento percorre até estar concluído.

Mas porque isso é importante na gestão de documentos? Muitas vezes quando um procedimento é criado, ou quando ele deve ser atualizado, um time de colaboradores precisa trabalhar no procedimento para garantir que ele esteja correto e torna-lo o mais claro e prático, isso antes de disponibilizar para todos os colaboradores da organização – obviamente considerando sempre a relevância da Informação e seus Cuidados – e é nesse momento que um workflow para criação do procedimento faz sentido.

Para simplificar vamos apresentar um workflow onde um procedimento que irá passar da revisão dois para a revisão três, mas antes irá passar por dois revisores e um aprovador.

Criamos colaboradores fictícios para esse fim, onde nada menos que alguns velhos amigos filósofos Aristóteles e Sócrates irão revisar o documento onde Platão é o aprovador. Como pode ser observado abaixo na Imagem 1:

 

Fluxo de Trabalho

Imagem 1: Exemplo de Workflow

É importante enfatizar que um workflow de trabalho não precisa de um software específico para esse fim, você pode definir que a primeira revisão será feita e enviada por e-mail para a próxima pessoa do fluxo, mas é obvio que um software que se encarregue de organizar isso facilita muito o trabalho.

Não é exagero dizer que se você utilizar uma solução para gestão dos documentos que tenha workflow, o departamento da qualidade nunca mais vai querer trabalhar gerindo seus procedimentos em papel ou em pastas na rede, pelo simples fato que algumas soluções para gestão de documentos são preparadas para isso e facilitam o trabalho deixando a equipe focada no é importante, o conteúdo e qualidade dos documentos nas atividades burocráticas.

Autor

Comentários

Posts Relacionados

Processo de Medição e Análise Crítica Qualidade
← Post mais recente
Processo de Medição e a Análise Crítica - MPS-BR