Gestão de processos

Você sabe quanto custam suas reuniões?

Dinheiro pegando fogo.

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Se eu estivesse aí do seu lado, e fizesse essa pergunta – Quanto custam suas reuniões? –, você saberia me responder?

Vejo muita gente dizendo que reuniões são um desperdício de tempo e dinheiro, mas nem sempre vejo os fatos e dados que comprovam isso. Mais que isso, vejo gestores que planejam cada real investido, cada centavo gasto, mas que não tem a mesma preocupação com o que as reuniões podem significar para suas empresas.

Pensando nessa problemática das reuniões, resolvi escrever esse post por três motivos:

  1. Para falar um pouco do impacto das reuniões na rotina da empresa, seja nas finanças, na execução ou no gerenciamento;
  2. Para debater sobre algumas métricas que você pode utilizar na hora de planejar suas reuniões;
  3. Para divulgar a nossa nova Calculadora de Reuniões.

1 – Quantas pessoas minhas reuniões (i)mobilizam?

Mais uma pergunta: Quantas pessoas participam das suas reuniões?

Às vezes, saímos convocando reuniões a tordo e a direito, sem nem ao menos pensar se todas as pessoas que chamamos realmente deveriam estar ali. E isso não significa que você não pode chamar determinado número de pessoas para uma reunião. O que eu quero dizer é: todas as pessoas são realmente necessárias? E mais, você entende o impacto que esse tempo tem na sua empresa? Pense um pouco, na última reunião em que você esteve, quantas pessoas estavam presentes? Você sabe me dizer?

Ter a resposta para essa pergunta é fundamental porque é a partir dela que você vai calcular todos os outros custos das suas reuniões. É a resposta dessa questão que vai, realmente, te fazer “cair na real” sobre os custos das suas reuniões.

2 – Quantas horas meus colaboradores “trabalham” em reuniões?

Quanto tempo seus colaboradores passam fazendo reuniões no mês? Responda essa pergunta e nós começamos a lapidar nosso cálculo de custos. Talvez você já faça isso com a sua produção, calculando peças produzidas por dia, clientes atendidos por minuto ou qual o faturamento (R$) da sua indústria por hora, mas nunca calculou suas reuniões.

Suponhamos que, em média, 10 pessoas participem das suas reuniões, o que seria a resposta da nossa primeira pergunta. Agora imagine que essas pessoas passem cerca de 1 hora semanal em reunião (E olha eu chutei baixo, hein?). Agora faça a conta:

10 pessoas x 1 hora = 10 horas por semana em reunião.

Mas não acabou por aí, certo? Fizemos a conta por semana, considerando que o mês tem mais ou menos 4 semanas, faça a conta de novo:

10 horas por semana x 4 semanas no mês = 40 horas por mês em reunião.

Bastante, não é? Mas calma, ainda não acabou! Quantos meses tem o ano mesmo? Isso mesmo, olha a conta aí de novo:

40 horas por mês x 12 meses no ano = 480 horas por ano em reunião, é mole?

3 – O que as pessoas deixam de fazer para estarem nas reuniões?

Pegando o exemplo do tópico anterior, se o produto que sua empresa fabrica tem um ciclo de produção de 1 unidade hora, quantas peças deixaram de ser produzidas por ano na sua indústria por causa das reuniões? 480 peças deixaram de ser produzidas.

Quantos dias foram trabalhados em reuniões? Se seus colaboradores trabalham 8 horas por dia (média comum do mercado), basta fazer a conta: 480 horas dividido por 8 horas ao dia é igual a 60 dias de reunião.

4 – Qual o custo de tudo isso?

Agora você já tem dados suficientes para ver quanto custa essa brincadeira toda. Para contabilizar o que realmente importa: quanto dinheiro sua empresa perde!

A conta mais óbvia consiste em pegar a quantidade de horas gastas em reuniões e multiplicar pelos salários dos colaboradores. Imagine que esses colaboradores ganhem em média 3.000 R$ por mês, somando encargos trabalhistas e tudo.

Agora calcule quantas horas seu colaborador trabalha por mês. Para isso, basta multiplicar as horas/dia pela quantidade de dias trabalhados, assim: 8 horas/dias x 24 dias úteis = 192 horas. Por fim, calcule o valor da hora trabalhada: 3.000 R$ dividido por 192 = 15,62 R$ hora.

Agora, se a gente pegar esse valor e multiplicar pela quantidade de horas que o pessoal passou em reunião por ano, teremos a soma de quanto a empresa investiu em reuniões durante um ano, veja só:

15,62 R$ hora x 480 horas no ano = 7.497,60 R$ por ano

E você aí achando que era só “reuniõezinhas semanais”.

5 – Então esse é meu custo de reuniões por ano?

Não, não é! Quando as pessoas estão em reunião, elas simplesmente não estão fazendo o trabalho delas. Eu, por exemplo, escrevo um artigo em, mais ou menos, 4 horas. Isso quer dizer que, se eu passasse 480 horas em reunião, eu deixaria de escrever 120 artigos em um ano. Acho que, agora, está ficando mais claro o “tamanho do buraco”, né?

Vamos pensar no exemplo que eu estou dando desde o começo. Você não deixou de produzir 480 peças por ano, certo? Então, suponhamos que sua empresa lucra 25,00 R$ em cada peça que vende. Se você deixou de produzir, deixou de vender, se deixou de vender… deixou de lucrar. Então:

480 peças/ano x 25,00 R$ peças = 12.000,00 R$ por ano

Agora faça a conta, quanto essa empresa perdeu por causa das “reuniõezinhas”?

E agora, José? Eu paro de fazer reuniões?

Aposto que você, assim como eu, ficou um pouco assustado com esses números, não é? E eles são assustadores mesmo. Entretanto, eu não estou escrevendo esse post para demonizar as reuniões. Muitas vezes elas são necessárias sim. Estou escrevendo esse post para mostrar que, como qualquer outra atividade, é preciso realizar uma verdadeira análise crítica sobre as reuniões da sua empresa. É preciso refletir, reunião é coisa séria!

Muitas dessas reuniões podem trazer ganhos igualmente grandes para as empresas. O que você tem de fazer, é entender que esse gasto é um investimento. Assim, o tempo e o dinheiro gastos na reunião que você está querendo fazer amanhã à tarde, vão dar retorno? Vão valer o esforço gasto? Se sim, bora agendar logo esse encontro! Se não, será que é realmente necessária uma reunião? Será que enviar um e-mail não vale? Ou não seria melhor garantir que todos se preparassem para reunião para que ela seja mais rápida e mais efetiva?

Como disse, não quero demonizar as reuniões, só quero te mostrar que as reuniões custam muito e por isso elas precisam valer a pena!

Tirinha do Dilbert sobre reuniões.

Calculadora de reuniões

Como estamos falando de tempo, se você não quiser gastar um tempão calculando quanto vai custar a sua reunião, basta usar nossa calculadora de reuniões. Você completa os campos com a média salarial dos seus colaboradores, o tempo de reunião e pronto, ela te dá o custo da sua reunião. Acesse clicando no botão abaixo:

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