Software para Gestão de não conformidades: como escolher a melhor empresa?

Se você está considerando contratar um software para gestão de não conformidades, talvez esteja com dúvidas sobre o que exatamente esse serviço precisa oferecer.  Existem muitos fatores que não estão presentes no gerenciamento por planilhas, mas que são fundamentais para que seu processo obtenha o melhor desempenho. Então, como saber se a ferramenta vai realmente deixar seu processo mais rápido e seguro?

Existem algumas características fundamentais para o bom funcionamento do processo no sistema, para que o software realmente ajude a torná-lo melhor. No texto de hoje, não pretendo falar sobre funcionalidades (esse será o assunto do próximo artigo), mas sim sobre como analisar a empresa que você irá contratar. Dois fatores que acho tão fundamentais na hora de contratar um sistema quanto as funcionalidades do software para gerenciar as não conformidades.

Responsabilidades do Fornecedor e do Contratante

A implantação do sistema depende tanto da empresa que contratou o software quanto da empresa que o fornece. O fornecedor tem de dar suporte ao contratante, solucionar dúvidas, auxiliar na implantação e, acima de tudo, tem de prestar um serviço confiável, garantindo que o sistema esteja sempre disponível ao usuário e que as informações do SGQ estejam seguras.

Do outro lado, a empresa contratante precisará dispor de tempo e esforço para que o processo dê resultados o quanto antes. Será preciso planejar a transição do sistema de planilhas para o software; atuar na conscientização de seus colaboradores, demonstrando as vantagens de utilizar um sistema automatizado na tratativa de NCs e; agendar treinamentos que ensinem as pessoas a interagirem com o software.

Talvez você esteja pensando: “Mas eu não tenho tempo para isso!”. E é exatamente por isso que você deve se empenhar em contratar e implantar um bom software de gerenciamento de NCs. Se você encarar isso como um verdadeiro projeto, ele otimizará seu processo e fará com que, futuramente, você tenha mais tempo.

Selecione fornecedores certificados

É comum que as empresas busquem um software de gestão de NCs para ajudá-las a melhorar o processo de tratativa, facilitando a manutenção da certificação ISO 9001. Infelizmente, não é tão comum que elas exijam do fornecer do software a certificação.

As certificações ajudam as empresas a ter processos mais organizados e direcionados a conformidade dos produtos. Em tese, empresas certificadas tem processos mais maduros e consolidados, o que produz saídas (produtos) melhores. Então, se você entender que trabalhará com as saídas do seu fornecedor, e que elas serão as entradas do seu processo, chegará a conclusão de que quanto melhores as saídas do seu fornecedor, melhores serão as suas saídas, não é?

Além disso, peguemos como exemplo a ISO 9001:2015. A norma tem como objetivo aumentar a satisfação do cliente por meio da conformidade do produto ou serviço. Dessa forma, as empresas que conseguem manter uma certificação 9001 estão desenvolvendo constantemente o foco no cliente. Elas estão preocupadas com as expectativas dessa parte interessada e trabalham para atendê-las. E é você, cliente, quem ganha com isso!

Peça referências de clientes do fornecedor

Bons fornecedores não terão medo de colocar seus clientes na página do site. Então, antes de contratar um software, pesquise com clientes da empresa, principalmente os do mesmo segmento que o seu, com aqueles entendem um pouco melhor sua rotina. Quem melhor que os clientes para avaliar um produto?

Pegue os nomes, ligue nas empresas, pergunte como foi a implantação, quais são os pontos fortes do software e, o mais importante, como foi o relacionamento com a empresa após a compra. Você tem uma arma poderosa a sua disposição: a internet. Procure reclamações, investigue, vasculhe fóruns, comentários, avaliações, depoimentos.

Lembre-se: você está prestes a firmar uma verdadeira parceria com o seu fornecedor! Sem a ajuda dele depois da compra, você pode ter muito mais dificuldade na hora de gerenciar suas NCs.

Analise aspectos relacionados à segurança da informação

Tudo que você aprendeu com as NCs da sua empresa estará sob responsabilidade da empresa que você contratar, principalmente se o software for na nuvem (online). Então, você tem de ter a garantia de que a empresa trabalha para que seus dados estejam seguros e para que possam ser baixados, acessados e recuperados sempre que necessário.

Não deixe de envolver a sua equipe de TI. Peça para que eles ajudem você a avaliar se a empresa que você vai contratar tem meios de garantir que as suas informações estarão seguras, criptografadas e longe do alcance de hackers e outras ameaças. Podem haver informações técnicas que você desconhece e sua equipe de TI é mais qualificada para analisar essas questões e manter sua empresa protegida.

Sua empresa pode ter questões muito especificas e individuais de funcionamento, tornando necessárias restrições quanto aos horários e locais que as informações podem ser acessadas. O software que você contratar tem de se adequar à sua rotina.

Procure saber se a empresa melhora o software continuamente

Novas demandas surgem quase todos os dias: atender novos clientes; explorar novos mercados; atender requisitos estatutários ou legais; atender às partes interessadas e uma série de outras necessidades.

A maneira como você trata suas NCs também vai mudar. Surgirão novas ferramentas, métodos, funcionalidades, novos tipos de relatórios e exigências. A própria ISO 9001, por exemplo, se atualizou em 2015, introduzindo importantes mudanças.

Seu software tem que se atualizar também! Para que você tenha em mãos não só o processo mais adequado e aderente à sua realidade, mas também o mais moderno e aderente a boas práticas de gestão. Do contrário, será como se você ainda estivesse usando câmeras polaroide em pleno século 21. Pode até ser nostálgico, mas não é nada prático.

Não pense somente em uma parte do processo, pense no todo!

O que eu realmente quero dizer com esse artigo é: analisar o fornecedor é tão importante quanto analisar o software que você vai contratar. Afinal o produto é o resultado de um conjunto de fatores que se somam dentro da empresa que o produz.

O software será sim o principal ponto de contato entre você e o fornecedor, mas há muito mais aspectos envolvidos. Por exemplo, você tem alguma dúvida de que a qualificação das pessoas que formam a equipe do seu fornecedor faz diferença no produto final? E você avalia isso na hora da contratação?

Há uma parte que eu gostaria de ressaltar. É como eu disse no segundo tópico desse texto: os produtos que os provedores externos fornecem para nossas empresas são entradas dos nossos processos. Então, reflita, é possível construir uma parede sólida com cimento de 3ª? E será possível melhorar a tratativa de NCs com um software que não atenda às suas necessidades?

Finalizando

Gostaria de terminar o texto com algumas reflexões:

• Você compraria algo que não sabe como funciona e que o vendedor não está disposto a te ajudar usar?
• Compraria uma geladeira se ela não tivesse a aprovação do Inmetro?
• Compraria um carro que o seu vizinho disse ter tido problemas com o motor?
• Entregaria seu RG e CPF para uma loja na qual você não confia na segurança?
• Compraria um celular que não se atualizasse para as últimas versões do Android ou do IOS?

Eu acredito que não! Então, porque contratar um software de um fornecedor que:

• Não se responsabiliza pela implantação;
• Não é certificado;
• Não tem referências no mercado;
• Não tem capacidade de manter suas informações seguras;
• Não atualiza seu produto.

Contratar um software não tem a ver só com o produto, tem a ver com relacionamento. Não são só códigos e sistemas, não se resume a uma tela de login e uma senha. São pessoas do outro lado da tela. E é por isso que não é um processo simples.

Mas, se você se dedicar a fazer uma boa contratação, analisando as características do software e as necessidades que sua empresa tem, vai encontrar não um software, mas um parceiro disposto a te ajudar a melhorar seu processo de tratativa de NCs.

Ler mais sobre softwares de Gestão de NCs

#01 – Por que utilizar um Software para gestão de Não Conformidades?

#02 – Software para Gestão de não conformidades: como escolher a melhor empresa?

#03 – Software para Gestão de não conformidades: o que você precisa considerar na implantação

#04 – Software para Gestão de não conformidades: que funcionalidades são essenciais?

#05 – 6 funcionalidades essencias do Forlogic Tracker para gerenciar não conformidades

#Vídeo – Como consolidar informações de Não Conformidades com o Qualiex

#Bônus: [PESQUISA] O que empresas do setor da Saúde consideram na implantação de software para SGQ!