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SE Promotora: simplificando o processo de auditorias usando o Qualiex Mobile

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Uma das atividades principais para garantir a conformidade dos processos é a auditoria. É com ela que fazemos a manutenção e melhoria das operações das empresas. Isso não é novidade para quem busca a qualidade no dia a dia do trabalho, por isso, quis trazer aqui no Blog da Qualidade um caso em que conseguimos ajudar a melhorar o processo de auditorias indo além do conteúdo postado aqui. Esse é o caso do Cristiano Ramos, Gerente de TI da SE Promotora.

O desafio da SE Promotora com as auditorias

O Cristiano é cliente Qualiex desde Janeiro deste ano, e conta com a ajuda do Qualiex para gerenciar seus indicadores, auditorias, planos de ação, reuniões, riscos e não conformidades. O Cristiano trabalha na SE Promotora, que é uma correspondente bancária de Sergipe, e possui um processo principal que é auditoria das mais de 140 agências que gerencia. O Cristiano precisa garantir que todas as unidades possuam o mesmo padrão de funcionamento, desde questões físicas até padrões de operação.

Cristiano, Greiziele e equipe da SE Promotora

Para conseguir fazer as auditorias em campo, os Supervisores da SE Promotora usavam planilhas e um software gratuito para gestão de projetos. Os checklists eram feitos nas planilhas, sinalizando as não conformidades e anexando evidências; entretanto, eles tinham muitas dificuldades para gerenciar o processo todo, torná-lo mais rápido e efetivo, pois precisavam contar com uma equipe para fazer o gerenciamento manual do que está não conforme e a aderência da auditoria, para então notificar os responsáveis e iniciar planos de ação. Isso fazia o processo ser mais lento e sujeito a erros, já que o resultado era gerado manualmente.

O desafio do Cristiano Ramos e da Greiziele Santos, Analista da Qualidade, era agilizar e simplificar o processo de auditorias, e a principal dificuldade era conseguir fazer as auditorias em campo sem perder o controle, a comunicação entre as equipes e, principalmente, garantindo a segurança das informações.

Como a SE Promotora superou seus desafios

Com o Forlogic Audit o planejamento de auditorias é feito de maneira muito simples, definindo responsáveis e datas para execução. Ele pode criar modelos de auditorias e, assim, o auditor só acessa o sistema para executar o processo, de maneira muito rápida e prática.

De acordo com o Cristiano, o que mais surpreendeu foi a opção de utilizar o aplicativo para celular do Forlogic Audit para Android, pois os supervisores conseguem fazer as auditorias em qualquer lugar e a qualquer hora, mesmo sem internet. Além de ser possível vincular planos de ação e não conformidades aos itens das auditorias e acompanhar a execução e os resultados das auditorias em tempo real. O relatório de aderência de auditoria é gerado automaticamente assim que a auditoria é concluída, assim, as ações são iniciadas rapidamente, acelerando o processo de melhoria contínua!

O módulo Qualiex de Auditorias agilizou o nosso trabalho, se não tivéssemos ele, com certeza seria um passo para trás, pois ajudou a melhorar nosso trabalho” (Cristiano Ramos, Gerente de TI da SE Promotora)

Por que essa história está aqui no Blog da Qualidade?

Eu resolvi compartilhar essa história aqui pois sei que ela não é exclusiva do Cristiano e da Greiziele. Muitas empresas estão buscando melhorar seus processos criando fluxos, agregando ferramentas (que muitas vezes não resolvem o problema), mas não pararam para pensar em como o volume de planilhas e descentralização das informações podem atrapalhar uma empresa para alcançar seus objetivos.

Eu, e toda equipe do Blog da Qualidade, acreditamos que desburocratizar a qualidade é um passo para a excelência, por isso trabalhamos para fazer o Qualiex, um software para gestão da qualidade fácil de usar, que elimina planilhas e engaja as pessoas nos processos.

Os processos que ajudam entregar a qualidade não podem ser burocráticos e lentos! Por isso, se você ainda sofre para realizar auditorias, agende uma apresentação do Forlogic Audit ainda hoje e veja o que podemos fazer para ajudar o seu processo a ser ainda melhor!

Conheça o Forlogic Audit em 2 minutos:

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