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Por que utilizar um Software para gestão de Não Conformidades?

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Nesse post, vamos falar sobre as temidas não conformidades e sobre como facilitar o processo de tratativa nas organizações. Segundo os autores do post “O que é Não Conformidade?“, do Blog da Qualidade, “produto não conforme é o resultado de um processo que gerou determinado item fora do esperado, isto é, o não atendimento completo de um requisito”. Essa definição, inclusive, é aderente à definição de não conformidades presente na ISO 9000, norma que estabelece conceitos e princípios que servem de referência para toda a família ISO.

A ISO 9001:2015 determina que as não conformidades devem ser identificadas e controladas para evitar que produtos e serviços sejam entregues ou utilizados fora das especificações desejadas. Geralmente, esse controle é feito nas famosas planilhas do Excel, mas isso não é nem de longe o ideal e pode causar sérios problemas para o gestor da Qualidade, tornando o processo lento, caro e, inclusive, trazendo prejuízos à empresa.

Eu já uso planilhas para gerenciar não conformidades, e aí?

Embora a ISO defina que determinados controles devem ser realizados, ela não especifica como eles devem ser feitos, muitas organizações acabam controlando toda sua gestão da qualidade em planilhas de Excel, podendo trabalhar nelas o acompanhamento das não conformidades, auditorias, planos de ação, indicadores, etc. E essas empresas não estão erradas! Essa é sim uma forma de gerenciar as NCs.

O grande problema surge quando esses controles tornam-se um bicho de 7 cabeças. No início, tudo é “lindo” e funcional, mas com o tempo as planilhas dão lugar a ações esquecidas ou sem andamento, ocorrências vencidas, alterações indevidas em cadastros e muitas não conformidades para acompanhar. Falta informação, falta relatório, falta comunicação, além das tantas outras coisas que poderiam ser melhoradas, mas continuam iguais. Isso sem contar as dificuldades do dia a dia, aquela a correria para deixar tudo na mais perfeita ordem e o tempo gasto com a gestão das planilhas.

Isso acaba gerando um outro problema, que seria o custo da qualidade. Já vi casos em que para controlar apenas as não conformidades, eram utilizados pelo menos 5 tipos de planilhas. Repito: isso apenas para as não conformidades; temos ainda as auditorias, as ações, os indicadores, os documentos, e por aí vai! E quando chega a auditoria? Mais uma preocupação: será que a documentação está em ordem? Em dia?

Por que um software é melhor para o meu processo?

Hoje, é possível gerenciar a qualidade e obter maior controle dos processos que a compõem utilizando softwares especializados, capazes de atender as normas e ao mesmo tempo agilizar todo o processo.

Veja alguns benefícios que um software para não conformidades pode oferecer:

  • Facilidade no Controle de datas: é muito mais fácil acompanhar o que está em atraso observando as datas em vermelho na tela do computador, ou por meio de relatórios disponíveis no sistema. Além disso, ainda tem as notificações por e-mail, que cobram (automaticamente) as pessoas com tarefas em atraso!
  • Relatórios: que tal obter relatórios prontos por meio de um clique? Nada de ficar 3 dias olhando a planilha para ver quantas ocorrências aconteceram no último mês, quais tipos têm acontecido com mais frequência ou qual a situação delas na organização.
  • Notificações: a comunicação é outro fator que dificulta a realização de tarefas. Através do envio de e-mail, toda ação ou ocorrência cadastrada para alguém dispara uma notificação por e-mail para o responsável. Nada de fazer reunião, avisar um por um o que deve ser feito ou elaborar (manualmente) um e-mail para cada situação. O sistema já faz isso sozinho: cadastrou, gravou, enviou! Muito mais prático.
  • Pendências: esqueci de fazer aquela tarefa” ou “não sabia que isso era minha responsabilidade” são frases que não serão mais justificativas de atrasos ou não cumprimento de tarefas. Toda ação ou ocorrência destinada à alguém, além do envio da notificação, gera também uma pendência. Enquanto a atividade não é executada, permanecerá visível para o responsável.

Mas será que funciona mesmo?

Falar tudo isso é muito fácil, o melhor é saber o que o usuário pensa sobre utilizar um software. Veja abaixo um depoimento à respeito do uso de um software para Não Conformidades. É o caso do Fábio Mainardes, da Mecanotécnica do Brasil. Ele abandonou as planilhas e optou por essa solução:

“Utilizando o Forlogic Tracker, o acompanhamento das não conformidades e ações planejadas torna-se um processo simples e ágil, pois integra todos os responsáveis e permite um controle eficiente dos prazos, através da agilidade e segurança nas trocas de informações.”

Falamos bastante sobre facilitar a Gestão da Qualidade, está curioso para conhecer essa solução? Conheça o Forlogic Tracker, um software da plataforma Qualiex.

Ler mais sobre softwares para Gestão de NCs

#01 – Por que utilizar um Software para gestão de Não Conformidades?

#02 – Software para Gestão de não conformidades: como escolher a melhor empresa?

#03 – Software para Gestão de não conformidades: o que você precisa considerar na implantação

#04 – Software para Gestão de não conformidades: que funcionalidades são essenciais?

#05 – 6 funcionalidades essencias do Forlogic Tracker para gerenciar não conformidades

#Vídeo – Como consolidar informações de Não Conformidades com o Qualiex

#Bônus: [PESQUISA] O que empresas do setor da Saúde consideram na implantação de software para SGQ!

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