Ferramentas da qualidade

Por que minhas não conformidades são reincidentes?

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Não conformidades surgem a todo momento. Em qualquer processo. Com qualquer pessoa. E é normal, afinal não conformidades são o resultado indesejado de um trabalho, ou seja, sempre que algo dá errado posso criar uma não conformidade, certo?

E você já teve aquela sensação de estar documentando praticamente a mesma não conformidade que escreveu ontem? É, isso pode acontecer em muitas empresas, mas não é nem um pouco normal.

Uma vez que eu resolvo um problema, não quero que ele se repita, já que trabalhei duro para solucioná-la: fiz uma força tarefa com toda a equipe, gastamos 20 horas no planejamento, 30 dias para reprogramar o processo e 6 meses para avaliar os resultados. Mas olha ela aí de novo! “Olá, não conformidade! Eu não estava com saudades…”

No fim das contas, foi tempo, dinheiro e trabalho perdidos, gerando muita frustração.

Tratar não conformidades parece simples, pois podemos usar como controle o ciclo PDCA, e em cada fase (planejar, executar, verificar e padronizar) temos várias etapas e ferramentas que nos auxiliam em busca do objetivo.

Mas a gestão, entendida como o ato ou efeito de gerir, é uma ação, que só pode ser executada por pessoas e através de processos. E o processo pode ser lindo no papel, mas ele tem que ser lindo também na prática. OU SEJA, todo o processo só será executado se as pessoas envolvidas realmente entenderem a melhor forma de executá-lo.

Neste sentido, e voltando ao meu drama inicial, como eu posso conduzir o processo de uma maneira que eu encontre de fato a causa raiz e elabore o plano de ação que realmente elimine minha não conformidade? Existem vários fatores que podem influenciar negativamente o processo, e aqui vou citar 4 erros que geralmente acontecem nas empresas:

1 – Má coleta de informações

A análise da não conformidade depende das informações que você possui.

Para uma boa análise, é necessário ter boas informações – e centralizadas, pois também de nada adianta eu ter todas as informações possíveis mas não encontrá-las na hora em que eu precisar.

Para ter boas informações, é necessário compreender a não conformidade e coletar todos os detalhes. Analisar somente as informações “mais importantes” é uma péssima forma de começar o trabalho, pois perde-se informações que eram vistas como pequenas, mas tem uma grande interferência no entendimento da ocorrência.

As ferramentas existentes (5 porques, Diagrama de Ishikawa, Brainstorming) só serão realmente úteis para chegar à causa raiz da não conformidade se elas puderem ser alimentadas corretamente com todas as informações possíveis sobre a não conformidade

2 – Conclusões precipitadas

Fatores como: análise superficial da ocorrência, não conhecimento do assunto, já ter analisado não conformidades parecidas anteriormente, falta de tempo, entre outros, podem levar a conclusões precipitadas, e essas conclusões nos levam a formulação de hipóteses.

Ao começar a identificação da causa raiz pela formulação de uma hipótese, seu cérebro começa a considerar “fatos” para provar que esta hipótese está correta, criando assim um bloqueio para todas as outras informações que vão dizer que você está errado. E então? O restante do processo será orientado pelo que você acha, e não pelos dados que foram coletados, o que pode resultar em ações ineficazes que desperdiçam seu tempo, esforço e dinheiro.

A gestão deve ser baseada em fatos e dados, não em “achômetro”.

3 – Ações óbvias

Precisamos formular ações que sejam fortes o suficiente para garantir que a não conformidade nunca mais se repita. Não queremos retrabalho, não é?

E para tanto, pare de pensar no óbvio. Se for assim, podemos dizer que todos os problemas seriam resolvidos se treinássemos as pessoas envolvidas. Vamos começar a pensar no sistema como um todo.

Você está no escritório e a luz apaga espontaneamente. A primeira ação que a gente toma é ir até o interruptor e tentar acender a luz novamente. Acabou a energia? A luz queimou? Trocar a lâmpada resolve? Talvez… mas e se o problema for no sistema elétrico? Geralmente, a resposta não está no óbvio.

4 – Não envolver a equipe

Na análise, elaboração e execução da ação é necessário contar com pessoas da equipe que entendam dos processos e procedimentos na prática, pois são elas que possuem o conhecimento do dia a dia das tarefas da empresa, e podem ter melhor entendimento de como o processo funcionaria com as mudanças propostas. Assim, o processo terá melhor andamento e um menor risco de ficar travado porque fulano não entendeu, ou ciclano não sabe o que fazer diante da situação.

Sem falar que ao envolver a equipe, você estará abrindo as portas para novas ideias que podem te surpreender!

 

Enfim, reunir somente as informações “mais importantes” pode levar a uma análise superficial da situação, persuadindo a formulação equivocada de hipóteses, que levam a elaboração de planos de ação óbvios e ineficazes, e a sensação de que, como já encontrei o problema, não preciso das opiniões dos membros da minha equipe. Por isso suas não conformidades voltam a acontecer!

As informações devem ser coletadas e processadas criteriosamente para que não haja nenhum tipo de conclusão sem fundamento na análise. Centralizar as informações e envolver a equipe no processo de discussão das melhores alternativas pode ajudar na hora de elaborar um plano de ação que seja forte o suficiente para eliminar de vez o problema. Prestando atenção nestes erros, podemos conduzir melhor nossos processos e gerar respostas mais eficazes!

Identificou mais algum erro comum no processo de análise de não conformidades?

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