Ferramentas da qualidade

Organize suas tarefas com o Forlogic Tasks

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Você já parou para refletir sobre como você administra suas tarefas? Sobre como define suas prioridades? Não é engraçado pensar que durante a execução de uma determinada tarefa, a gente acaba lembrando que precisa realizar outra, e outra… chegamos a fazer notas mentais: “Não posso esquecer de fazer isso depois!”.

Mas aí precisamos verificar a caixa de entrada do e-mail, conferir as atividades pendentes, atender o telefone, agendar uma reunião… Resultado: aquela atividade importante que tínhamos pensado em fazer cai no esquecimento, não é? E era justo o retorno para um cliente que acabou fechando uma proposta de R$ 10 mil com o seu maior concorrente. Deu para entender o tamanho do prejuízo?

Foi exatamente por essa razão, para não esquecer mais nada, que decidi fazer o curso de GTD aqui na Forlogic. Aprendi muita coisa interessante sobre gerenciamento de tempo, mas tem dois aspectos que gostaria de compartilhar com você.

Gerenciar o tempo é capturar e esclarecer as tarefas

O primeiro deles é que é preciso escolher uma forma de capturar (ou coletar, como dizemos no GTD) as ações que precisam ser realizadas, para não perder nenhuma. E essa captura pode ser feita em uma ferramenta específica, por meio de anotações em cadernos, blocos de notas, post-its e etc.

Após o curso, passei a esclarecer melhor as minhas atividades, que é a segunda lição que quero comentar neste artigo. Por exemplo, antes eu anotava a tarefa da seguinte maneira: “verificar o cliente X”. Mas descrever dessa forma é muito abrangente, o que faz com que, normalmente, a atividade seja deixada de lado.

Isso acontece, pois “verificar o cliente X” engloba diversas ações, se você não souber o que precisa verificar, quando você precisa verificar e como você fará o contato, dificilmente você terá clareza do que precisa ser feito quando você checar sua agenda ou lista de tarefas.

O segredo está em definir melhor as tarefas. Por exemplo ao invés de anotar “verificar cliente X”, passei a escrever “ligar para o cliente X e confirmar o treinamento do Forlogic Docs no dia 20 de março”. Você percebe como fica mais claro o que, exatamente, você tem que fazer?

Talvez você esteja se perguntando: “Mas é só isso, Marcela? Anotar (capturar) as tarefas e deixar claro o que se deve fazer?” Não, não é bem assim. Você tem de fazer esse sistema rodar, a ferramenta (bloco de notas, agenda, caderno, etc) que você escolher para capturar as atividades deve ser constantemente checada para que você não se esqueça de nada.

Utilize uma ferramenta confiável

O local e a forma como a tarefa será capturada não importa. Você pode usar papeis, post-its, recadinhos, agenda, uma planilha de Excel ou um documento do Word. Se você for organizado tudo dará certo, você só não pode perder suas anotações, o que o levará a esquecer suas tarefas. O importante é que isso se torne uma verdadeira ferramenta que te ajude a fazer o que precisa ser feito!

O problema de fazer essa gestão em papel ou planilha é que é muito mais fácil perder informações. Nem sempre temos papel e caneta para anotar as tarefas que surgem, além de que é muito fácil perder anotações ou esquecer de colocá-las em um local seguro. Quem nunca esqueceu, por exemplo, uma nota de 10R$ no bolso da calça e ela acabou ensopada na máquina de lavar roupas? Pode acontecer o mesmo com as suas tarefas.

Como o Tasks pode ajudar você a gerenciar suas tarefas

Por isso, aqui na empresa, nós utilizamos um software para gerenciar tarefas online, o Forlogic Tasks. Todas as atividades que anotamos ficam registradas, podemos criar projetos, definir as atividades por assunto e delegar tarefas para outras pessoas.

Também é possível acrescentar tags que ajudam a consultar as tarefas de forma personalizada, seja por colaborador, setor, projeto ou da forma que você quiser. Além disso, mesmo depois de concluídas, podemos consultá-las sempre que necessário.

O software ainda possui uma versão mobile, um aplicativo para celular, que permite que as tarefas sejam coletadas, consultadas e gerenciadas de qualquer lugar, a qualquer momento. O que proporciona muita agilidade e confiança na hora de registrar e revisar as tarefas do dia a dia.

O Tasks possibilita que você organize melhor as atividades a serem realizadas a curto, médio e longo prazo, ajudando a garantir que nenhuma atividade seja esquecida ou deixada de lado. Com Tasks, é possível que você:

  • Anote todas as atividades que precisam ser realizadas: dessa forma você consegue verificar quantas atividades terão que ser executadas na sua semana ou mês, por exemplo. Além disso você consegue ver as atividades atrasadas. Isso ajuda você a não esquecer as tarefas que estão por vir e colocar em dia as que estão pendentes;
  • Defina prioridades: você sempre terá que definir qual atividade precisará ser feita primeiro, seja para cumprir um prazo estabelecido com o cliente ou o pagamento de um boleto, por exemplo. No Tasks você consegue sinalizar a prioridades das tarefas, indicando-as por cores: Vermelho – prioridade alta; Amarelo – prioridade média; Azul – prioridade baixa. Isso torna a visualização de prioridades mais fácil, poupando tempo e mantendo o foco nas tarefas que tem mais urgência em serem executadas.
  • Acompanhe atividades da sua equipe: você pode verificar quais atividades o colaborador tem que executar, acompanhar o que foi executado e monitorar o que estiver em atraso;
  • Delegue tarefas e receba notificações: você poderá atribuir atividades para outras pessoas da sua equipe e terá a opção de notificar os responsáveis automaticamente por e-mail; além disso você será notificado toda vez que uma tarefa que você delegou a um colaborador for concluída.

A ferramenta, alinhada ao hábito, ajuda a fazer com que sua equipe gerencie melhor as tarefas, cumprindo melhor os prazos de execução, evitando que as tarefas sejam esquecidas e reduzindo os atrasos.

Se seus colaboradores não executam, nada acontece

É interessante ver como isso tem impacto sistêmico na organização. Por exemplo, imagine a seguinte situação:

O gestor comercial não conseguiu apresentar o resultado mensal para a diretoria porque você não entregou o relatório de vendas no prazo estabelecido.

Isso vai gerar transtorno para você que tinha que ter enviado o relatório; tempo perdido com a reunião que não foi feita como planejada; mais tempo para remarcar uma nova reunião para a apresentação dos resultados. Além de adiar decisões importantes sobre o futuro da empresa, que seriam tomadas após analisar os dados do relatório que você não entregou. É como uma reação em cadeia que atrapalha toda a empresa.

Com certeza, o sonho de qualquer gestor é que isso nunca aconteça, é ter uma equipe produtiva e engajada, mas para que isso se torne realidade, você precisa criar uma verdadeira cultura de produtividade dentro da sua empresa. E isso está diretamente ligado a um gerenciamento eficaz das tarefas, que só é possível se seus colaboradores adotarem a prática de capturar as tarefas, revisá-las, planejar sua execução e registrar isso em uma ferramenta confiável, que não deixará nenhuma tarefa se perder.

Bem, espero que você tenha gostado do artigo, é o meu primeiro texto para o blog, então ficarei feliz em ler sua opinião nos comentários, deixe um feedback pra mim, ok? Se você quiser conhecer melhor o Tasks, solicite uma apresentação clicando no botão abaixo, vai ser muito legal trabalhar junto com você para organizar melhor as tarefas da sua equipe.

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