Gestão de projetos

O Gerenciamento de Escopo: Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

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Como prometi, vou explicar mais um pouquinho sobre uma ferramenta de detalhamento de escopo que é importantíssima para o PMI – (Project Management Institute), a EAP – Estrutura Analítica de Projetos, também conhecida como WBS – Work breakdown structure. O conhecimento da aplicação dessa ferramenta serve para o gerenciamento de projetos e para profissionais que vão se submeter a certificação PMP – Project Management Professional, o qual é indispensável, vamos entender o porquê:

Para o PMI a EAP é um elemento obrigatório no gerenciamento de projeto. É uma ferramenta que organiza todo o escopo do projeto de maneira visual, subdividindo o mesmo em entregas de maneira que essas sejam melhores gerenciadas. Ao invés do gerente de projetos apresentar um documento textual extenso às partes interessadas (patrocinador, clientes, equipe, gerente funcional, gerente de portfólio e pessoas afetadas pelo projeto), ele apresenta a EAP, fornecendo uma visão rápida e geral do que está incluso no escopo do projeto, facilitando a análise e ajudando a identificar possíveis incoerências e necessidades. Também ajuda o gerente de projetos e a equipe de desenvolvimento a não se esquecerem dos elementos solicitados, evitando impactos negativos e diminuindo o número de solicitações de mudanças.

A EAP é desenvolvida dentro do processo de gerenciamento de escopo, mas pode ser utilizada em vários outros processos do gerenciamento de projetos; na gestão de riscos, na gestão de tempo, na gestão de custos, e até nas comunicações, pois ela facilita a demonstração do andamento do projeto, identificando as entregas finalizadas, as em execução, ou ainda as que não começaram. A criação de uma EAP é um esforço para decompor as entregas e o trabalho necessário para produzi-las em partes menores, chamadas de pacotes de trabalho. Ela permite dividir um projeto grande em partes que você possa planejar, organizar, gerenciar e controlar, mas não se engane, pois para o PMI ela também é obrigatória em projetos pequenos.

É interessante destacar que em uma EAP não se inclui as atividades, mas sim os pacotes de trabalho ou entregas que resultam em uma atividade ou grupos de atividades. Cada pacote de trabalho deve ser referenciado com substantivos – coisas, em vez de ações. Uma EAP deve ser orientada a entregas, mas isso não significa que apenas as entregas são inclusas, deve ser incluso todo escopo do projeto, do produto e os esforços para alcançá-los.

Para criar uma EAP, são necessárias as seguintes entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto;
  • Declaração do escopo do projeto;
  • Documentação dos requisitos;
  • Fatores ambientais da empresa;
  • Ativos de processos organizacionais.

Podem ser utilizadas as seguintes ferramentas:

  • Decomposição;
  • Opinião especializada.

E irá resultar nas seguintes saídas:

  • Linha de base do escopo;
  • Atualizações dos documentos do projeto.

Algumas regras a serem seguidas para o desenvolvimento de uma EAP:

  • A EAP deve ser criada com a ajuda da equipe;
  • Cada nível da EAP é uma parte menor do nível anterior;
  • O projeto inteiro deve ser incluso em cada um dos níveis mais elevados da EAP;
  • A EAP deve incluir apenas as entregas necessárias para o projeto;
  • As entregas que não estão na EAP não fazem parte do projeto.

Os níveis da EAP podem ser numerados para facilitar a rastreabilidade dos pacotes de trabalho. Não há regras para o tipo de numeração. Segue um exemplo de EAP abaixo:

gerenciamento-escopo-do-projeto

Figura 1 -EAP Fonte: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos Quinta Edição

Referências

Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 5a. edição, 2011, PMI

Preparatório para o Exame de PMP Rita Mulcahy  8º Edição

Curso de preparação para certificação EUAX

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