Matriz de Prioridade

A Matriz de Prioridade é uma ferramenta utilizada para selecionar os problemas ou causas que apresentam maior prioridade, diante das condições próprias, customizadas e da especificidade do processo. É utilizada na priorização das estratégias, tomadas de decisão e solução de problemas de organizações e projetos.

Passos para a Construção da Matriz de Prioridade

  • Identificar os problemas ou causas que farão parte da matriz.
  • Definir os critérios que serão avaliados, levando-se em conta as características do processo.
  • Definir qual escala será utilizada para atribuir pesos aos critérios avaliados.
  • Construir a matriz.
  • Multiplicar todos os pesos atribuídos aos critérios diante de cada problema e o que apresentar maior valor será o prioritário

A matriz de prioridade apresenta como critério a melhoria do processo global, viabilidade econômico-financeira e rentabilidade/resultados.

Construção de uma Matriz de Prioridade: Um exemplo

1 Problemas selecionados: o primeiro passo  é a seleção dos problemas encontrados, que em nosso exemplo são: 1- demora em servir o café; 2- demora em atender o telefone; 3- demora em lavar a roupa.

2 Definição dos critérios: utilizaremos a matriz GUT para definir os critérios. A sigla GUT significa: (G = gravidade; U = urgência; T = tendência). Cada critério deverá ser conceituado de forma própria e de acordo com as características do processo e da realidade da empresa, como: gravidade diante do objetivo final (G); urgência para diminuir o problema diante das condições estruturais, operacionais e financeiras (U); tendência de ocorrer o problema diante das condições estruturais e operacionais (T).

3 Definição da escala: será utilizada a escala de 1 a 5, sendo que 1 significa a menor prioridade e 5 a maior.

4 Multiplicar os pesos e identificar a hierarquia das prioridades: após a multiplicação dos critérios, identificamos a demora em atender o telefone com maior prioridade (75 pontos) e a demora em lavar a roupa com menor prioridade (18 pontos), conforme mostra a tabela abaixo:

O resultado apresentado pela matriz GUT tem como objetivo apontar as prioridades, orientando a organização para as ações a serem tomadas em prol da melhoria dos processos.

 

REFERÊNCIA

RODRIGUES, Marcus Vinicius. Ações para a qualidade: GEIQ, gestão integrada para a qualidade: padrão seis sigma, classe mundial. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004.

WIKIPÉDIA, A enciclopédia livre. Disponível em http://pt.wikipedia.org/wiki/GUT Acesso em 10/08/12.

 

Autor(es): Rosemary Martins

Sobre o(s) autor(es)

Meire
Rosemary Martins
Administradora de Empresas, Pós-graduada em Comportamento Organizacional e Recursos Humanos, Mestre em Engenharia da Produção e Sistemas. Você também pode encontrar mais informações sobre meus posts no meu perfil do Google+
  • TATIANA

    E SE AS PRIORIDADES FOREM IGUAL EM TRES CASOS COMO POSSO CLASSIFICAR COMO PRIMEIRA SEGUNDA E TERCEIRA PRIORIDADE DE ACORDO O MESMO NUMERO DE CASSIFICADOS

    • Monise Carla

      Tatiana, você terá que fazer uma análise mais profunda de cada atividade, se você colocar nota máxima em todas as atividades não vai funcionar. Separar as ações mais urgentes e defina prazos mais próximos pra elas, mas é você quem vai fazer a análise profunda do que é realmente MUITO urgente, essa matriz só organiza as ideias.

      • Leonardo Sant’Ana

        Normalmente quando isso ocorre eu tenho um balizador, chamo de “indicador de empate”, ou seja, nas reuniões fico observando os termos mais usado nos diálogos e comentários, assim anoto quantas vezes os termos surgiram e seus sinônimos, então, como exemplo, quando por duas semanas é comentado muitas vezes um termo como “custo”, “valor alto”, “gastos”, “despesas”, “desembolsos”, etc, sei que naquele período e por mais 30 a 45 dias o foco será muito forte no fator “DINHEIRO”, assim as ações com foco nisso dou um peso 2. Isso até que outro “indicador de empate” torna-se forte.
        Acompanhado disso, faça uma “espinha de peixe” cruzando as ações mencionadas no GUT versus “indicador de empate” e analise se tem interação.
        Boa sorte.

  • Leonardo Sant’Ana

    O problema. Normalmente a Chefia não concordava com as prioridades tomadas, assim uma forma que encontramos para pontuar “a vontade do chefe” foi em fazer a matriz GUT-F aonde o F era a nota conforme a prioridade da chefia. Isso nos deu uma visão de quanto somos interferidos pelos “mandos superiores” e após um certo tempo de uso foi mostrado que em muitas ações feitas conforme o “querer do chefe” eram trabalhos que, na sua maioria, não se finalizaram.

    Recomendo usar e avaliar.

    • Monise Carla

      Pois é Leonardo Sant’Ana, neste caso é bom ter bons argumentos que as prioridades estão voltadas ao cliente. Enquanto você tiver isso bem definido e souber como defender com argumentos consistentes, dificilmente chefes vão se contrapor. Você precisa conhecer não só o trabalho, mas também o sistema (eu falo mais sobre isso neste artigo aqui: http://www.blogdaqualidade.com.br/3-principios-para-gerar-valor-para-clientes/ ). Agora, se o seu chefe vai contra a priorização de clientes, eu acredito que é uma boa hora de pensar se é a empresa que você realmente quer trabalhar pelo o resto da vida.

      Muuuuuito boa sua consideração, abraço!

      • Leonardo Sant’Ana

        Monise, isso mesmo. Quando não trabalhamos com a busca de entender o que é e como é o cliente, ficamos presos na vontade de uma pessoa, que normalmente são chamadas de “chefe”, assim o fato futuro será a perda de mercado de forma a perder tudo.
        A nossa planilha de analise de prioridade também ajudou a definir o momento exato de sair, pois foi quando, de uma forma clara, os trabalhos eram priorizados ao bem querer da chefia sem uma analise prévia e básica, e aí a pergunta que foi a catalizadora “para que eu tenho de ficar aqui?” De forma que para ajudar a reduzir custos, sai.
        Uma ação que temporariamente deu resultado e como vi em alguns relatos dados o comentário básico foi… “depois da sua saída melhorou muito as ‘contas’, mas mesmo assim não se atendia o CLIENTE como deveria.”
        Ou seja, foi melhor assim… analisando e agindo.