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ISO 9001:2015 – Comunicando a Política da Qualidade

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Depois de criar a sua Política da Qualidade, você precisará levá-la até sua equipe. Existe toda uma questão de conscientização aqui, mas é interessante perceber que a ISO 9001:2015 diz que é preciso “comunicar” a política, e no post de hoje, vamos falar um pouco sobre a comunicação da Política da Qualidade.

Vejamos o item:

5.2.2 Comunicando a política da qualidade

A política da qualidade deve:

  1. estar disponível e ser mantida como informação documentada;
  2. ser comunicada, entendida e aplicada na organização.
  3. estar disponível para partes interessadas pertinentes, como apropriado.

A política não pode ficar na gaveta!

É interessante perceber que comunicar-se não pressupõe somente enviar uma mensagem, comunicar é enviar uma mensagem e ter certeza de que ela foi compreendida, gerando uma resposta naquele que a ouve.

No nosso caso, a mensagem, como já dito, é a Política da Qualidade. Então, depois de enviada essa mensagem, é preciso assegurar que quem a recebeu entendeu e que irá responder colocando em prática o que a política estabelece, que irá utilizá-la, por exemplo, para tomar decisões dentro da empresa.

E para quem eu preciso comunicar a Política?

Para quem tiver interesse na sua produção e para quem afeta ou é afetado por ela, traduzindo, para as partes interessadas pertinentes. Afinal, uma mudança na sua política vai impactar uma série de aspectos, e aqueles que tem interesse no seu SGQ tem de conhecer essa política e entender como a sua empresa vai agir para garantir que ela seja verdadeira na sua empresa.

Comunicar a política é mais que colar um cartaz na entrada da fábrica. É claro que, para alguns clientes, conhecer a sua política ajuda a entender como a sua empresa age em relação a qualidade e o que se pode esperar do SGQ. Porém, comunicar a política é literalmente explicar como a qualidade funciona na sua empresa, o que reforça a ideia de que a política precisa ser clara, expressar o que a empresa entende por Qualidade e como essa política ajuda a alcançar os objetivos estratégicos dela.

Minha política precisa estar escrita?

A ISO deixa claro que é preciso manter a política como informação documentada. Pode ser em um vídeo do diretor da empresa falando sobre ela, um infográfico, uma frase, ou em qualquer outra forma que realmente alcance quem vai tomar decisões baseado nessa política: o colaborador. O importante não é como você faz a formalização, mas sim se a pessoa que tem acesso a esse documento entende o que está escrito nele.

É vital que as pessoas entendam sua política, pois só é possível aplicá-la aos processos e ao dia a dia de trabalho se realmente houver clareza sobre o que ela prega. Quanto mais direta e clara ela for, mais fácil será de as pessoas assimilarem e aplicarem a política dentro da organização.

Qual a melhor forma de documentar a política?

Isso tem muito a ver com as suas partes interessadas e com a forma como você quer e vai divulgá-la. Como eu disse antes, a ISO 9001:2015 não determina isso, ela não diz que você precisa escrever a política em um documento do Word ou gravar um vídeo, seu desafio aqui será documentá-la da forma mais simples possível e de um jeito que seus colaboradores entendam.

Isso quer dizer que você precisa entender que a política não é documentada para você ou para a sua empresa, a Política da Qualidade deve ser documentada pra as suas partes interessadas e a principal delas é o colaborador, é nele que você tem de pensar na hora de definir como formalizá-la.

Depois disso, você terá de comunicá-la, pode ser por meio de reuniões periódicas, workshops, oficinas, discussões, ou seja, toda e qualquer forma que facilite o entendimento, amarrando as pontas soltas e deixando todos os colaboradores na mesma página.

Não crie burocracia!

SGQ não é sinônimo de papelada, e a Política também não é só uma frase bonitinha que você escreve nos memorandos na empresa. A Política é uma parte importante da Cultura da empresa, e se ela simplesmente não é lembrada por você ou por seus colaboradores, é sinal de que ela não está inserida na cultura da sua empresa. Nesse caso, ela precisa ser reformulada e divulgada internamente.

A política é para ser debatida e discutida, para gerar conflitos que façam seu SGQ crescer. Ela serve para pensar a Qualidade na empresa e para ajudar a pessoas a decidir o que priorizar, como fazer e até mesmo o que fazer.

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