Gestão de processos

Estabelecendo a Prioridade do Tempo

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Nos textos anteriores conseguimos entender como administramos nosso tempo e os sintomas evidentes da perda dele. Para dar sequência ao assunto e conseguirmos praticar a administração do tempo, precisamos definir a Prioridade do Tempo para nossas atividades.

Segundo Peter Drucker, o que precisamos entender é: “Qual o tempo necessário devo utilizar para que minhas atividades contribuam com eficácia na empresa?” A resposta para essa pergunta é muito simples, pois o tempo para realizar as atividades vão depender do nível de conhecimento e desempenho sobre o assunto, ou seja, “quanto maior o esforço, muito maior será a proporção de tempo que não está sob o controle”, diz Drucker. Pessoas que analisam suas tarefas são eficientes, e estas conseguem adequar tempo disponível.

O que precisamos entender a partir disso?

  1.  Sabemos que é necessário um longo período de tempo para que consigamos resolver todas nossas atividades, mas lembre-se, empecilhos pequenos vão surgir e eles não irão resolver o problema, portanto, se preocupe primeiro com as atividades mais importantes;
  2. Reserve pelo menos duas ou três horas do seu tempo para resolver todas as atividades mais importantes, não utilize o período todo do seu tempo, isso pode atrapalhar seu desempenho em razão da sobrecarga;
  3. Para melhorar a administração do tempo, é preciso controlar os registros e análise das atividades, ordenando e definindo a prioridade de cada uma delas. Um dos métodos que podem ser utilizados, é pelo menos um dia durante a semana trabalhar em casa, com as atividades menos importantes em um período não muito extenso. Com isso, conseguimos um tempo “extra” para as atividades importantes na empresa;
  4. Outro método que pode ajudar é reservar alguns “dias de sobra” na semana, por exemplo, 2 dias menos importantes na empresa, use-os exclusivamente para as atividades mais importantes, que exijam uma extensa dedicação à elas.

Geralmente as pessoas fazem suas atividades importantes tentando associar outras atividades juntas, só para que tenham tempo livre, ou com pensamento de que elas serão resolvidas rapidamente. Essa não é a solução ideal, pois, o foco ainda está nas tarefas importantes, o qual deve ser resolvida primeiro.
Não se esqueça! Designe prazos para suas atividades importantes com base no tempo que considera disponível.”

O nosso tempo além de escasso é muito importante, e precisamos colocá-lo em ordem para sermos sempre competentes e acima de tudo eficientes.

Referência

DRUCKER, Peter Ferdinand. O melhor de Peter Drucker: obra completa. São Paulo: Nobel, 2002.

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