Ferramentas da qualidade

Como o Forlogic Tracker ajudou no início da minha jornada na Qualidade

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Oi, sou a Bianca e atuo como assistente da qualidade na Forlogic desde agosto de 2017, mais especificamente na Qualidade de Software e com foco no processo de desenvolvimento de software aqui da #firma, hehe. E, neste texto, vou falar um pouquinho sobre o Tracker e sobre como ele me ajudou a ter mais segurança na hora de começar a tratar as NCs.

Para começar…

Se você estava atento, percebeu que faz pouco tempo que que iniciei a minha jornada na qualidade. Mas, e antes disso? Meu contato com qualidade? Só em pouquíssimas disciplinas da graduação e com foco em software! Ou seja, só na teoria, prática que é bom, nada!

Ao chegar aqui e imergir no mundo da qualidade, me deparei com muitos desafios. Desde entender a estrutura e os conceitos da ISO 9001 e saber como aplicá-los no meu trabalho, até o uso das ferramentas da qualidade, como 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa, etc. Até mesmo o  5W2H, por exemplo, acabei conhecendo durante a graduação, porém não usava.

NC? É de comer? Como gerencia isso?

A primeira ideia que me veio na cabeça quando escutei termo Não Conformidade (NC) foi de algo que não está de acordo com alguma coisa, algo que não é feito ou não está acontecendo conforme deveria.

Depois, estudei sobre o assunto e acabei confirmando que a essência de NC era realmente essa que pensei. Conteúdos mais diretos e objetivos como posts do Blog da Qualidade e o Qualicast me ajudaram muito nesses momentos de estudo, facilitaram meu entendimento e compreensão.

Tá, eu sabia o que era uma NC, mas e aí? E agora, como eu organizo o processo? Como eu guardo e gerencio as informações de NCs? Como eu trato as ocorrências? E então, foi aqui que o apoio de um software me ajudou muito. Ao abrir uma não conformidade já cadastrada no Tracker, pude facilmente identificar todas as etapas que faziam parte do processo e do fluxo de tratativa de NC aqui da ForLogic (descrição, aprovação, análise de causa, plano de ação, eficácia do plano de ação, padronização e divulgação).

Além disso, existem campos específicos pré-definidos por nós para cada etapa do fluxo, seguindo o processo de tratativa de NCs aqui da empresa, o que me auxilia muito na hora de eu saber o que devo considerar e relatar. Eu não preciso, por exemplo, ficar consultando checklists ou mil planilhas não conformidades, porque o que eu preciso já está pré-definido no software, em um só lugar.

Lembra que eu não conhecia as ferramentas da qualidade muito bem?

É claro que eu tive que buscar aprender o conceito de cada ferramenta e como utilizá-la, estudar mesmo. Porém, como o Tracker já possuía a estrutura das ferramentas prontas, eu não precisei pesquisar muito, pois todas às vezes que eu utilizei o Diagrama de Ishikawa, por exemplo, todos os campos já estavam formatados e prontos para serem preenchidos de acordo com os 6Ms (Método, Material, Máquina, Meio ambiente, Medição e Mão de obra).

Também, com poucos cliques, foi fácil utilizar a ferramenta 5W2H e customizá-la de acordo com a minha necessidade, caso eu precisasse utilizar o “como”, por exemplo, bastava eu clicar na engrenagem no canto direito da tela e selecionar o campo que eu precisava. Pronto! Aí era só preencher com o que eu queria ou com o que meu plano de ação demandava.

Sabe, o que eu quero dizer com isso é: não precisar consultar em outros lugares como fazer uma estrutura 5W2H ou quais são os 6Ms do diagrama de Ishikawa é uma “mão na roda” na hora de utilizar essas ferramentas e me ajudou a ganhar tempo na execução. Além de que, eu podia ficar tranquila, sabendo que todas as informações preenchidas estavam centralizadas no software, seguras e disponíveis para acesso a qualquer momento, sem complicação.

Ajuda no trabalho de monitoramento

Com a ajuda dos filtros pré-definidos que o Tracker oferece, eu consigo ter em mãos todas as informações sempre que preciso.

Por exemplo, ao clicar no item “Minhas Atividades” consigo ver todas as atividades de NCs em que estou envolvida, bem como ao clicar em “Atividades Atrasadas”, consigo ter a vista as minhas NCs que estão com atividades atrasadas, tão simples quanto eu descrevi.

Eu também consigo filtrar as NCs de acordo com um critério personalizado que segue o processo de tratativa de NC daqui da empresa, que pode ser configurado, customizado e alterado conforme mudança no processo. Por exemplo, para nós aqui da Forlogic, no momento, é interessante categorizarmos nossas NCs em: não execução do processo, reclamação de cliente, cancelamento de cliente, downgrade de cliente, falhas em produtos e serviços utilizados pela empresa, não conformidades de auditorias, incidência de risco e oportunidades de melhorias.

Com essas categorias definidas, se torna mais fácil conseguir filtrar todas a NCs de um determinado tipo. Além de que ao clicar em “Todas as Atividades” consigo visualizar todas as NCs registradas dispostas em páginas de acordo com a minha preferência de exibição: 10, 20, 50 ou 100 registros em uma só página.

Ao olhar para a lista de NCs registradas, consigo visualizar logo de cara o título e tipo da ocorrência de acordo com o que foi definido no processo, a data na qual ela deve ser finalizada (ou devia, quando está atrasada), o envolvido (emissor, aprovador, responsável ou verificador) e a situação (nome da etapa do fluxo definido na qual a NC está). E com um clique é possível continuar executando, remover ou cancelar a tratativa da NC.

Outra opção que acho muito legal é a possibilidade de associar evidências que o Tracker oferece. Visualizar a quantidade de evidências de uma NC e ter como visualizá-las por meio de um clique, auxilia muito na hora de analisar a gravidade de uma NC ou a frequência na qual ela acontece.

Dessa forma, eu consigo mensurar o que eu preciso olhar com mais atenção. Logo abaixo do título da NC já aparece um link com todas as evidências associadas, é só eu clicar nele e uma janela de diálogo mostrará todas as evidências associadas (título e tipo).

That’s all folks! (Isso é tudo, pessoal!)

Quando eu comecei, eu estava um pouco insegura e com medo de rodar o processo e até mesmo de usar o software. Conforme fui usando, ele me ajudou a ter mais confiança de que eu estava executando as tarefas certas no momento certo, e de acordo com fluxo que estabelecemos para o processo de tratativa de NCs aqui da Forlogic.

Isso tudo me ajudou a ter mais tempo para estudar e pensar na tratativa em si, a pensar melhor nos planos de ações imediatas e corretivas e também conseguir conversar mais com as pessoas relacionadas às NCs sobre as ações que elas precisavam executar.

Bom, é isso! Espero que você tenha gostado e que eu tenha consigo explicar o quanto ter o Tracker para tratativa de NCs me ajudou a imergir e gostar da qualidade. Me vejo cada vez mais aprendendo e estudando para evoluir e melhorar os nossos processos de desenvolvimento aqui da empresa e, como consequência, gerar entregas de valor que satisfaçam nossos clientes.  Mas, definitivamente, não me vejo editando várias planilhas de NCs, revirando documentos em vários lugares para encontrar informações que preciso ou ainda montando estruturas de ferramentas da qualidade manualmente.

[EBOOK] ISO 9001:2015 – Como gerenciar Não Conformidades com o Qualiex

Este artigo faz parte de um ebook que explica como o Forlogic Tracker ajuda a melhorar o processo de gestão de NCs atendendo a ISO 9001:2015. Lá, descrevemos cada item da ISO e a forma como o software auxilia na obtenção e na manutenção da certificação. Ficou bastante legal, recomendo! Para fazer o download, basta clicar no botão abaixo:

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