Gestão de processos

[eBook] Como montar um processo de GESTÃO DE RISCOS de acordo com a ISO 9001:2015

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Em 2015 a ISO (International Organization for Standardization) lançou uma nova versão de um dos sistemas de gestão mais populares do mundo: a ISO 9001:2015. Houveram diversas mudanças significativas, e muitas dúvidas surgiram, mas uma delas foi (e ainda é) a campeã das campeãs: GESTÃO DE RISCOS!

Eu escrevi um eBook para nortear quem precisa de ajuda para iniciar o processo de Gestão de Riscos, principalmente para quem estava com a dúvida “por onde eu começo?”. Já foram quase 3 mil downloads, com muitos feedbacks de pessoas que iniciaram seus processos com o apoio do eBook, por isso resolvi divulgar um trecho dele aqui. Saiba como iniciar um processo de gestão de riscos do zero com uma cultura de pensamento baseado em riscos na sua organização e depois faça o download o ebook completo!

Por que o tema “riscos” foi incluso na ISO 9001:2015?

As novas versões da norma ISO, estão sendo padronizadas de acordo com a estrutura de alto nível do Anexo SL, com isso, a gestão de riscos se tornou uma das atividades básicas para implantar sistemas de gestão ISO. Ainda que não seja obrigatório fazer um processo documentado de riscos, vários profissionais da Qualidade estão implantando um processo para assim sistematizarem atividades de prevenção e fomentarem a mentalidade de risco na rotina das pessoas de forma mais organizadas. Tudo isso é muito bom para empresa, é claro, mas a dúvida é: por onde começar?

Escolha um processo, projeto ou tema

Se você começar a falar de riscos de uma maneira muito abrangente, pensando em todos os processos e projetos da organização de uma vez só, tudo ficará desordenado e confuso, e você não conseguirá nem pedir ajuda para outras pessoas, pois elas também ficarão perdidas e não contribuirão de uma forma produtiva. Então, para facilitar, separe a organização em “pedaços”, seja por processos, projetos ou temas e tenha bem claro o que você precisa fazer: “Vamos levantar os riscos do Processo de Recrutamento e Seleção”, ou vamos falar de “Riscos de mercado”. Depois disso, marque uma reunião com as pessoas que estão envolvidas, de alguma forma, no assunto que você escolheu, seja no operacional ou estratégico, para discutir os riscos desse processo, projeto ou tema.

E sério, não faça isso sozinho! Chame as pessoas para participar da construção, só assim você vai começar a fomentar a mentalidade de riscos. O processo pelo processo não valerá nada se as pessoas não verem valor naquilo e viverem de fato, então não deixe de envolver outras pessoas.

Faça uma lista de riscos

O método mais comum de levantamento de riscos é o brainstorming, mas para que esse método seja realmente efetivo, devemos preparar a equipe para essa reunião. Levante dados sobre resultados de Auditorias Internas e Externas, Pesquisas de Satisfação internas e/ou externas, Análises críticas da direção, Planejamento estratégico e outras fontes que julgar necessárias para que você aproveite o máximo da experiência da sua equipe no assunto e fomente a mentalidade de riscos.

Todos esses dados são evidências e fatos que serão como base para tomar as decisões e discutir sobre os riscos, por isso envie esses dados com antecedência para os participantes tomem ciência e apresente os mesmos dados no início da reunião como conteúdo introdutório, assim você garantirá que todos estão mais preparados para a reunião.

Identificar ameaças

Junte todas as pessoas que são envolvidas com o processo, projeto ou tema escolhido em uma sala de reunião e pergunte: “O que pode dar errado nesse processo?”. Faça uma lista com todas as sugestões. Uma lista simples de tudo o que for dito, sem fazer filtros ou julgamentos, esta não é hora para isso. Mas busque entender bem os riscos discutidos, para que não fiquem dúvidas. Não anote riscos que você não saiba do que se trata depois, isso pode trazer muita confusão e retrabalho. Alguns riscos operacionais, ou seja, relacionados a operação dos processos, são muito comuns, como: perda de clientes, retrabalho, redução de receita, perda de pessoas, enfim.

Identificar oportunidades

Exatamente como feito anteriormente, marque uma reunião sobre o mesmo processo em um outro dia e pergunte: “O que poderia trazer um resultado além do esperado nesse processo?”. Se falássemos de um processo de produção, por exemplo, poderíamos dizer que se tivéssemos determinada certificação, conseguiríamos ganhar uma licitação ou vender para outros países. Poderíamos ter a oportunidade de chegar ao sonhado 0 defeitos, ou terminar a produção 30% mais rápido que o normal. Enfim, colete as ideias sem fazer filtros ou julgamentos, assim como fez no levantamento de ameaças.

IMPORTANTE: Não identifique oportunidades na mesma reunião que identificou ameaças, principalmente porque a predisposição mental das pessoas já está condicionada a pensar coisas negativas, o que fará a identificação de oportunidades não ser tão produtiva. Não é uma regra, mas tenho certeza que isso vai impactar o resultado.

Faça um filtro

Filtrei a lista do brainstorming e ainda assim tenho 347 riscos relevantes para monitorar, e agora? Preciso acabar com todos? Não necessariamente. Você terá que estabelecer alguns critérios para identificar o que precisará ser monitorado.

Pense que, se você tiver um risco como “cair um meteoro na empresa” você pode escolher monitorá-lo ou não, e esta escolha é sua! Elimine aquilo que você não vai querer no raio de preocupação da sua organização, considerando que deve ter total coerência com a estratégia da empresa. Limitar o seu campo de preocupação ajuda a focar, afinal, você quer sua equipe invista energia se preocupando com um “meteoro cair na empresa” ou com a possibilidade de um “produto sair com defeito da linha de produção”?

Se você tiver analisado o Contexto da Organização muito bem, decidir quais são os riscos que precisam de atenção não será tão difícil!

Gestão de riscos não é burocracia!

Esses são apenas alguns dos passos que você pode seguir para começar a monitorar os riscos da sua empresa, já aqui dei algumas dicas que vão ajudar muito a começar o trabalho. No eBook, você encontrará o o restante do 1º capítulo, que ainda vai falar da definição de responsáveis, das categorias e classificações de riscos e do local do risco, e todo o conteúdo para completar o processo de gestão de riscos.

Com as instruções que dei no eBook, você vai conseguir montar um processo de gestão de risco e incentivar a mentalidade de riscos nos seus processos, e isso é o mais importante. Os riscos e oportunidades são formas de fazer com que sua empresa esteja mais preparada para executar, além de possibilitarem o aumento dos resultados (oportunidade) e de reduzirem quaisquer efeito negativos (riscos) que possam ocorrer.

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