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Como eu gerencio o portfólio de projetos estratégicos e o Contexto da Organização com o Forlogic Planner

Pessoas trabalhando em uma mesa cheia de papéis e gráficos

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No post anterior, eu contei para você o motivo pelo qual documento as informações do contexto da Forlogic. Expliquei que essa é uma informação que precisa ser entendida por todos os nossos colaboradores e que tê-la formalizada me ajuda bastante.

No final, falei que, por causa da praticidade e funcionalidade, eu documento isso tudo no Forlogic Planner, o módulo do Qualiex para gestão de portfólio e planos de ação estratégicos. Neste post, eu gostaria de mostrar para você como o software ajuda a simplificar o trabalho (o meu e o da minha equipe) e engajar todos na estratégia.

O Planner automatizou meus controles, permitindo que eu centralize as informações, integre os planos de ação com o contexto da empresa, mantenha o histórico do que foi trabalhado, e vários outros benefícios que eu gostaria de detalhar neste post.

Informações centralizadas

Ter tudo que eu preciso em um lugar só é uma “mão na roda”. Antes, eu precisava abrir aquele monte de planilha e slides com informações, e isso me atrapalhava muito mais do que me ajudava na hora de montar uma apresentação ou consultar o andamento dos projetos. Eu perdia um tempão, por exemplo, só tentando reunir tudo para apresentar na análise crítica.

Agora, não só eu, mas toda a equipe da Forlogic sabe que quando o assunto é estratégia, pode consultar o Planner, pois todos os dados e informações relacionadas ao planejamento estratégico estão guardadas lá.

Integração dos planos de ação com todo o contexto da empresa

Como o Planner, essencialmente, é voltado para a documentação do BSC, para o acompanhamento da estratégia através do mapa estratégico, tudo pode ser integrado: objetivos, planos, ações e indicadores.

A partir do momento que coloco informações do contexto lá, fica bem mais claro quais são as ações que mais afetam nossa empresa. Posso relacionar uma ação ou projeto a uma ameaça identificada na análise SWOT, a uma necessidade de uma das partes interessadas, a um objetivo estratégico, à nossa cadeia de valor. Isso mantém todas as informações que quero acompanhar ligadas aos resultados que eu espero alcançar com a execução delas.

Um dos nossos objetivos estratégicos e da qualidade é “Ter processos com padrões internacionais de excelência” e no momento estamos executando o projeto de implantação da ISO 27001:2017. Então, lá no software, eu associei a implantação a esse objetivo, e sei que quando eu for medir os resultados desse projeto, poderei ver como ele afetou o objetivo estratégico, contribuindo ou não para alcançá-lo.

Outra coisa legal é que, quando a Lidiane Dalcin, auditora da QMS, veio nos auditar, ela olhou o que estávamos fazendo para atingir os objetivos da qualidade através de todas as associações que fizemos dentro da ferramenta. Ficou, inclusive, mais fácil e claro de evidenciar o que estávamos fazendo.

Padronização na abertura das ações

Existem formulários personalizados no Planner, e essa flexibilidade permite que eu defina quais campos devem ser informados no momento do cadastro das ações ou projetos. Então, não importa qual é o tipo de ação ou projeto cadastrado na nossa base, eu sei que eles serão cadastrados com as informações corretas e importantes para o meu controle.

Tenho planos de ação que usam os campos do 5W2H, por exemplo, e planos de ação com campos personalizados para cadastrar resultado esperado, citar equipe, definir quais competências precisamos ter (ou buscar) para executar aquelas ações e várias informações que nos ajudam a potencializar nosso planejamento e com isso, é claro, o alcance dos objetivos.

Planos de ação saindo do papel

Uma das reclamações que vejo, quando o assunto é planejamento estratégico, é que os planos são definidos e ficam nas gavetas, pois a rotina dos processos acaba ocupando todo o tempo dos colaboradores. Claro que a ferramenta não vai sair executando os planos por nós, mas o acompanhamento através dela fica muito mais simples.

Aqui temos uma gestão bem colaborativa e uma coisa que acho bacana é que posso dar permissão de acesso aos planos de ação do nosso planejamento estratégico para os colaboradores. Eles podem palpitar, se candidatar para participar como equipe e assumir a responsabilidade de liderar algum desses projetos. Se o colaborador ver um projeto que gostaria de tirar do papel, ele conversa com o líder ou com quem tiver que conversar e parte para a ação.

Acompanhe as ações de maneira simples

Eu consigo acompanhar a evolução da execução dos planos de ação. Sei quais ações já foram, estão sendo ou ainda serão executadas, seus respectivos responsáveis, datas, como devem ser feitas e onde elas impactam.

Com esse controle automatizado, eu economizo meu tempo e posso focar minha atenção para ajudar os colaboradores a finalizar seus projetos e trazer resultados efetivos para a empresa, é muito melhor que ficar procurando planilhas ou correndo atrás das pessoas.

Resultados conectados ao planejamento

A última atualização que o Planner recebeu foi a integração com o nosso software de gestão de indicadores, o Forlogic Indicators. Com isso, eu consigo linkar nossos objetivos estratégicos e demais informações documentadas aos indicadores que uso para monitorar nosso contexto, facilitando o acompanhamento dos resultados.

Essa atualização me trouxe um alívio muito grande! Como eu contei, antes nós tínhamos slides, e um deles era o desenho do nosso mapa estratégico. Nas nossas análises críticas, eu tinha que alimentá-lo a mão para indicar o semáforo do BSC.

Quando integramos os indicadores com os objetivos, automaticamente o Planner já me mostra o resultado, se o semáforo está vermelho, amarelo ou verde, simplificando o meu trabalho de avaliação e demonstração dos resultados. Para as apresentações das análises críticas atuais (a qualquer hora, em qualquer lugar) eu abro o Planner e já tenho a visualização do mapa estratégico atualizado para apresentar.

Histórico de tudo o que foi feito na empresa

Uma das fraquezas passadas da Forlogic, que definimos em uma de nossas reuniões de planejamento estratégico, por exemplo, era que as inovações aconteciam, mas não de forma sistemática, organizada.

Nós documentamos nossa SWOT lá no Planner, e com a integração, eu consigo ver todos os projetos que trabalhamos para superar essa fraqueza. Um dos planos, por exemplo, foi a definição de um Processo de Inovação, e hoje conseguimos ver o quanto evoluímos neste sentido. É mais fácil analisar, porque fica tudo guardadinho lá, plano por plano, ajudando a entender quais os próximos passos que precisamos dar.

Isso é tudo?

Hoje, posso dizer que usar o Planner para gerenciar o contexto da organização e o portfólio de projetos estratégicos me trouxe muito mais do que a automatização de controles: me ajudou a encarar novos desafios!

Como Gestora da Qualidade, eu ajudo em assuntos relacionados à estratégia da empresa, sempre tive contato com o portfólio estratégico, mas o gestor era nosso querido Neto. Porém, recentemente, a gestão do portfólio estratégico foi confiada a mim.

E sinceramente, eu fiquei bem tranquila! Apesar de ainda ter conhecimentos bem básicos sobre gestão de portfólio, eu aceitei essa responsabilidade, pois sei que tenho uma ferramenta para me ajudar a entender o que está acontecendo na empresa e o que tem sido feito. Assim, é muito mais fácil atuar.

Estou contanto essa história porque acredito que o Forlogic Planner também pode ajudar você e sua empresa, fazendo com que a estratégia de vocês fique mais clara e todos consigam trabalhar para que ela aconteça. Então, acesse nosso site e marque uma apresentação com nosso time de especialistas em gestão, o pessoal vai te mostrar o software e montar uma apresentação personalizada de acordo com o seu contexto!

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