Gestão de processos

Como analisar indicadores com um roteiro de Análise

Homem sentado frente a um computador e diversos relatórios (com gráficos e indicadores) pairando sobre sua cabeça. Entre os documentos está o roteiro de como analisar indicadores.

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Semana passada, a Marina Beffa (nossa gestora da Qualidade) enviou um e-mail interno dando algumas dicas de como analisar indicadores. Como sei que essa é uma dúvida frequente do pessoal, resolvi, então, compartilhar neste post um pouquinho do que aprendi com ela.

O mais legal é que ela disponibilizou um “Roteiro de Análise” que pode te ajudar muito na hora da avaliação dos resultados, direcionando como analisar indicadores. Além disso, você também pode disponibilizar esse roteiro para o pessoal da sua empresa, ajudando outros profissionais a garantirem uma análise melhor e mais focada em fatos e dados.

Ps: conteúdo também disponível em vídeo

Já falei sobre esse assunto lá no nosso canal do YouTube. Falei do roteiro e expliquei como utilizá-lo. Então, se preferir, pode assistir ao vídeo clicando abaixo:

Um roteiro que explica de como analisar indicadores

Basicamente, o roteiro que ela disponibilizou pede que a gente analise 4 aspectos do indicador, percorrendo, então,  4 etapas de análise:

  1. Verifique o último resultado do indicador e compare-o com resultados anteriores
  2. Explique que fatores levaram a esse resultado
  3. Descreva as ações executadas no período de vigência do indicador (passado)
  4. Descreva as ações que serão tomadas para melhorar o indicador (futuro)

Para que você entenda melhor como aplicar esse roteiro no seu indicador, escrevi um exemplo explicando cada uma dessas 4 etapas. No meu exemplo, analisei o indicador mensal de Índice de defeitos. Vejamos como seria aplicação do roteiro:

Verificando a situação atual e comparando-a com resultados anteriores

Aqui, você deve apenas apontar o que as coletas mostraram. Descrevendo os fatos e dados que compõem o resultado atual do indicador que você está analisando. Você vai dizer se o resultado foi positivo ou negativo, se houve melhora ou não, qual a porcentagem de melhoria e por aí vai. Sempre comparando o resultado atual com o resultado do mês anterior ao mês da análise. Dessa forma:

Explique que fatores levaram a esse resultado

Terminada a primeira parte da análise, é hora de entender o que realmente causou o resultado do indicador. No caso do meu exemplo, analisei as causas que levaram a produção de peças defeituosas. Assim, indiquei cada uma das causas e as escrevi em lista:

Causas de os produtos terem saído defeituosos

Analisando as peças não conformes, chegamos às seguintes causas:

– 500 por causa de matéria-prima de baixa qualidade

– 200 devido aos instrumentos metrológicos estarem medindo incorretamente

– 50 por causa da falta de treinamento da mão de obra

Descreva o que já foi feito para melhorar os resultados do indicador

Chegou o momento de apontar o que foi feito para trabalhar nesse indicador. Então, aqui, você precisa descrever quais ações já foram executadas para melhorar os resultados da empresa. No meu exemplo, descrevi em texto corrido mesmo o que havia sido feito no mês anterior:

Que ações realizamos no mês de setembro?

– No dia 29 de setembro, finalizamos a implantação de pontos de inspeção durante as etapas internas do processo, identificando os defeitos mais rápido e atuando para corrigir as causas raiz. Como a ação foi finalizada no final do mês de setembro, vamos analisar os resultados no início de novembro

– Em setembro, contratamos treinamentos in company para os colaboradores e treinamos 80% da força de trabalho

Cabe ressaltar que, apesar de não ser o cenário ideal, é possível que nenhuma ação ou projeto tenha sido executada. Igualmente, pode ser que existam planos de ação em execução, que não terminaram ainda e que precisam de mais tempo para serem finalizados, e não há problema nenhum nisso.

O importante é listar tudo que foi feito para trabalhar o indicador, pois isso fornecerá um panorama completo dos esforços da empresa. Essa é a hora de avaliar a eficácia das ações executadas e também mostrar o que já foi tentado ou não, possibilitando, então, a proposição de novas ações.

Descreva o que será feito para melhorar os resultados da empresa

Por fim, a parte mais importante da análise: as ações propostas. Nesta etapa, você deve listar o que será feito para melhorar o resultado do indicador. Dessa forma, é importante entender que essas ações precisam ser executadas e, para isso, é necessário que elas sejam descritas de forma focada e objetiva. Pode-se descrever os prazos para a execução e até mesmo o setor que vai executá-las. Veja como ficou o meu exemplo:

Que ações vamos executar em outubro para reduzir ainda mais o número de defeitos?

Compras – até 30 de Outubro, criar critérios de qualificação de fornecedores

Compras e Produção – até 10 de Outubro, criar critérios para inspeção da matéria prima recebida e atualizar o procedimento de compras

Qualidade – até 10 de Outubro, Calibrar (e ajustar quando necessário) todos os instrumentos usados na medição dos produtos e estabelecer uma nova periodicidade de calibração no procedimento de gestão de instrumentos

Recursos humanos – até 30 de outubro, realizar treinamentos in company com os colaboradores que ainda não foram treinados (20% de toda a força de trabalho)

Garanta que tudo que é realmente relevante será analisado

Após percorrer essas 4 etapas de análise, você terá feito uma análise bastante ampla e significativa do seu indicador. Isso acontece porque você analisará: o resultado atual e fará a comparação dele com o resultado anterior; identificará o que foi executado para melhorar o processo, e; proporá ações para trabalhar os resultados do indicador.

Você ainda pode (e deve) personalizar esse roteiro caso necessário. Lembre-se de que cada processo tem pontos específicos e características únicas! Assim, você precisa acrescentar ao roteiro tudo aquilo que for relevante para análise do indicador. O roteiro tem de ser um direcionamento, tem de ajudar você e sua equipe a levar em conta todos os fatos e dados importantes.

Foque na análise, não nas rotinas

A análise de indicadores é uma das partes mais importantes de qualquer processo. Pois é por meio dela que você vai definir o futuro da sua empresa, indicando ações e entendendo como o que já foi feito impactou nos resultados. Então, você precisa dar a atenção e o cuidado necessários para uma boa análise.

O problema é quando a parte humana do processo, que deveria estar focada em pensar a respeito dele, fica presa em atividades de coleta. Ao invés de analisar adequadamente os resultados, as pessoas acabam gastando horas para coletar e centralizar informações. Isso acontece porque elas precisam correr a empresa inteira atrás de planilhas para, depois disso, montar relatórios que tornem possível a análise. Como resultado, a essa altura, boa parte da energia e do tempo que deveriam ser gastos na análise já se perderam em etapas que poderiam sem realizadas sem complicação.

Automatize o processo para que o fator humano seja decisivo

Existe uma série de atividades que podem ser automatizadas com o nosso software para gestão de indicadores, o Forlogic Indicators, garantindo assim rotinas fundamentais para o processo sem a necessidade de ação das pessoas. Obviamente, coletas e análises ainda precisarão ser executadas, mas você não precisara executar ações relacionadas a:

  • Atividades de centralização das informações, como montar planilhas com todos dos dados, por exemplo. Pois todas as informações estarão centralizadas no Forlogic Indicators;
  • Criação de relatórios de indicadores. No Indicators, existe uma série de relatórios e dashboards que te ajudam a apresentar resultados e, caso necessário, realizar análises mais aprofundadas;
  • Cálculos matemáticos necessários para análise. Com o software, você define a fórmula 1 vez e o sistema calcula os resultados automaticamente no momento das análises;
  • Comparações de resultados atuais com resultados anteriores. Ao acessar o indicador gerenciado no sistema, você tem acesso a todo o histórico de resultados e análises;
  • Além de notificações sobre coletas e análise pendentes que ajudam a manter a gestão em dia.

O Forlogic Indicators foi criado para que você tenha todas as informações necessárias a sua disposição. Assim, você foca no que realmente importa: entender os resultados da sua empresa e agir para que eles sejam sempre superiores. Acesse nosso site e dê o primeiro passo rumo a uma gestão de indicadores que faz diferença na sua empresa:

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