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Reuniões são uma grande fonte de desperdício do tempo quando não são orientadas e monitoradas devidamente. Isto não é uma novidade, Peter Drucker já falava sobre o excesso de reuniões ser um sintoma claro do desperdício do tempo. O que muita gente não sabe é que uma reunião só é improdutiva quando somos vítimas dela.
Mas o que significa ser vítima de uma reunião?
Se olharmos para as definições, veremos que a palavra “vítima” pode significar um “sujeito passivo de ilícito penal“. Um ato ilícito é “uma ação ou omissão voluntária, negligência ou imprudência que contraria a lei, viola o direito e causa dano a outrem, ainda que o dano seja exclusivamente moral“. Admitindo que, do ponto de vista da produtividade, uma reunião improdutiva é um crime grave, veremos que ser vítima de uma reunião é ver que uma reunião é improdutiva e mesmo assim participar dela como se ela não fosse, ou pior, não fazer nada para que ela se torne produtiva. E sinceramente, eu não sei o que é pior, se é ficar em silêncio quando a reunião é produtiva, ou se omitir quando a reunião é improdutiva.
Eu fui uma vítima de reunião com mais frequência do que eu gostaria de admitir, mas ao longo do tempo eu percebi que uma omissão voluntária não me faz ser mais produtiva, porque eu estava usando meu tempo com uma discussão que ia me levar a nenhuma ação nova. E mais, se eu estou sofrendo, provavelmente, existem mais pessoas sofrendo.
Há coisas simples que eu posso fazer, não só para assumir a responsabilidade do meu tempo e protagonista da minha produtividade, mas também para me tornar uma voz para a maioria silenciosa. Na verdade, a maioria das pessoas silenciosamente torcem para alguém falar algo para orientar ou cortar atividades de desperdício de tempo.
Nesse sentido, tenho aqui 4 atitudes de um participante produtivo de reuniões.
1 – Prepare-se para reuniões!
Se preparar para reunião é a melhor ação que você pode tomar para ser o cara da reunião produtiva. Mesmo em conversas caóticas, ter uma opinião clara ou saber do que está falando pode fazer você ganhar uma influência significativa. Se você não tem nada para falar sobre o que será discutido, é melhor não participar da reunião. Se adotar essa prática, verá uma melhora de 70% das reuniões que você é convidado.
2 – Não tenha medo de falar que você não entendeu
Se você está se sentindo perdido, concentre-se. Se está confuso, pergunte. Há grandes chances de outras pessoas também estarem se sentindo assim, porém, elas podem não falar. Encontre caminhos para expressar sua preocupação sobre o ritmo da reunião, e pode ser dizendo, “olha, estou com dúvidas, não sei se estou acompanhando a reunião, será que sou só eu? Poderiam me ajudar? ”. Isso pode te ajudar e ajudar outros participantes.
3 – Se responsabilize pelo foco da reunião
Várias vezes em uma reunião, pode ser que hajam conversas que saem pela tangente levando aquele momento para uma situação totalmente improdutiva. Todos que estão na reunião são responsáveis por fazer aquele momento valer a pena, por isso, se você não fala nada, você também é parte do problema. Se você perceber que a conversa está desviando do assunto da reunião, faça uma consideração para concluir ou resumir a reunião e salvar esse tempo: “então ficou decidido que vamos encerrar o projeto?”. A partir disso, as pessoas irão se mobilizar para voltar para discussão.
4 – Esclareça as responsabilidades no fim
Geralmente, não temos o costume de fazer um encerramento da reunião resumindo todas as decisões e responsabilidade. É uma atividade que leva 2 minutos e diminui horas de mal-entendidos, ruídos na comunicação, e pode até eliminar próximas reuniões. É claro que a ata é muito útil, mas certifique-se de que as ações a serem tomadas a partir dali e seus devidos prazos estão claras para você e seus colegas, com uma simples frase: “podemos fazer um resumo de todas as atividades citadas?”.
Pode ser que essas atitudes não resolvam o problema do mundo, talvez seja um sonho pensar que não haverá mais pessoas perdidas nas reuniões, ou que todas as reuniões serão produtivas, mas quando atitudes como essas começam a se repetir de forma sistêmica, você verá que pelo menos as reuniões que você participa irão mudar.
Eu te desafio a fazer um teste e tomar essas atitudes na próxima reunião que você participará. Você verá a diferença que faz ser um protagonista produtivo de uma reunião.
2 comentários em “4 atitudes para não ser vítima de reuniões improdutivas”
Monise, já participei de muitas reuniões improdutivas e agora sei que muitas vezes fui “cúmplice” desse crime de perda de tempo. Excelentes dicas de atitudes para fazer diferente daqui pra frente, e daqui pra sempre!