Melhoria contínua

2 dicas simples para aplicar o PDCA gerando mais resultados

Pessoas conversando sobre melhoria contínua em volta de uma mesa.

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Terça passada escrevi um artigo para falar sobre as variações do PDCA. No post, expliquei três variações que são bastante usadas, um leitor até comentou que utiliza o SDSA para padronizar mudanças promovidas pelo PDCA. O artigo de hoje é uma espécie de continuação desse assunto, pois gostaria de aprofundar um pouquinho essa discussão.

Gostaria de dar 2 dicas sobre a aplicação do método, falando sobre aspectos que vão ajudar a rodar o PDCA de maneira mais fluida e assertiva na sua empresa, seja para resolver problemas ou trabalhar em melhoria continua.

1 – Foque nas melhorias, não em criar documentos

Ao analisar a ISO 9001:2015, veremos que manter e reter informação documentada é uma atividade importante. Quando a documentação é bem feita, ela apoia o processo e faz com que ele seja executado da melhor forma possível.

Entretanto, não adianta criar um monte de planilhas e modelos que só vão ser preenchidos mecanicamente. No Plan, devemos fazer a análise de causas por exemplo, certo? Se essa analise não for realizada envolvendo quem executa o processo, utilizando ferramentas que ajudem a chegar à raiz do problema e analisando fatos e dados, provavelmente as conclusões a que ela chegar não vão ajudar a melhorar o processo.

O PDCA é um método de análise e reflexão, e tudo que você faz antes de executar o Do (fazer) também é determinante para o sucesso do ciclo. Então é preciso “ajustar a intenção” antes de mais nada! O objetivo é implantar melhorias ou criar documentação para auditoria? PDCA bom não complica! Ajuda o processo a seguir seu curso de maneira organizada!

2 – Alimente o PDCA com fatos e dados confiáveis

Alguns processos são bastante complexos, vão envolver várias ações e etapas, precisarão coletar muitas informações. São essas informações que irão te ajudar a medir o que deu certo ou não para que você possa trabalhar nisso em um novo ciclo de PDCA, criando assim uma corrente contínua de melhoria.

Quando o volume de informações é muito grande, é comum que planilhas se percam ou que dados não sejam atualizados, e aí o PDCA morre no primeiro ciclo. Sem as informações certas, não será possível analisar o que aconteceu no processo e trabalhar nele corretamente quando você rodar o PDCA de novo, prejudicando a tomada de decisões baseada em fatos e dados.

Nesse caso, se você reiniciar o PDCA analisando informações incompletas, poderá trabalhar nos aspectos errados do processo e chegar a uma melhoria igualmente incompleta, e, pior ainda, uma melhoria pouco eficaz, que traz pouco ou nenhum resultado.

Faça como fizer, mas insista no fazer!

Se você leu meu artigo sobre as variações do PDCA, viu que falei sobre PDSA, PDCL e  SDSA. E se você roda o PDCA há tempos aí na sua empresa e essas variações e mudanças pareceram “coisa de outro mundo”, provavelmente tem alguma coisa muito errada com o seu processo de melhoria.

Apenas aplicar o método cegamente não vai trazer resultados. É preciso refletir sobre o que está sendo feito, garantir que a intenção esteja correta, conscientizar as pessoas a respeito da importância dos planos de ação. Isso acontece pois não é o método em si que vai garantir bons frutos para sua empresa, mas sim a forma como você conduzi-lo. Então você vai precisar adaptar o PDCA ao contexto da sua empresa.

Além disso, lembre-se sempre de que o PDCA é um método de melhoria CONTÍNUA, é preciso ter constância, perseverança. Não desista de aplicá-lo se um problema não se resolveu no 1º ciclo. Trabalhe nele novamente, com seriedade, e tenho certeza de que você irá aprender a resolver os problemas, melhorando sua empresa e seus resultados.

Você não precisa fazer isso sozinho

Como eu disse, o PDCA é um método de análise e reflexão e isso é intransferível! Sempre vai ser sua responsabilidade. Entretanto, existe um monte de rotinas manuais que envolvem a aplicação da metodologia (e do SGQ como um todo) que podem ser automatizadas para tornar o andamento das etapas mais fluído.

Com o Qualiex, nosso software para gestão da qualidade, você consegue registrar e centralizar todas as informações sobre a melhoria contínua dos seus processos em um só lugar. Além de poder criar fluxos específicos para tratar os problemas (ou não conformidades) da sua empresa.

Além disso, temos um time de atendimento formado por auditores líderes ISO 9001:2015 e preparado para integrar nosso software aos processos das empresas, maximizando os resultados e ajudando as pessoas da sua equipe a obter o máximo de melhoria que nosso software tem a oferecer.

Produzimos muitos conteúdos para ajudar profissionais a obterem mais conhecimento. E nós também podemos ajudar você a desburocratizar seu SGQ e garantir que as informações certas estarão em segurança e prontas para ajudar na sua tomada de decisão! Então acesse nosso site e conheça o Qualiex clicando no botão abaixo:

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